Gmailで特定のメール内容が担当者にて承認されたら、Googleフォームを更新し自動返信する

■概要

日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの申請受付や、その後の承認作業の効率化を検討している担当者の方
• 承認プロセスの進捗状況を、Googleフォームを活用して管理したいと考えている方
• 手作業による返信対応などをなくし、自動承認プロセスを推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信をきっかけに担当者への確認依頼から承認後の返信までが自動化されるため、一連の対応にかかる時間を短縮できます
• 手動でのステータス更新や返信作業が不要になり、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を「テキストを抽出する」で取り出します
4. 次に、オペレーションの「担当者へ対応を依頼する」アクションで、承認者へ確認を依頼します
5. 担当者の対応後、オペレーションでGoogleフォームを選択し、「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションで進捗を反映させます
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、申請者へ承認結果などを自動で返信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「申請」「承認依頼」など）を設定してください
• 自動返信するGmailのメール設定では、件名に任意のテキストを設定できます。また本文には、事前のオペレーションで取得した情報などを組み合わせて動的な内容を設定することが可能です

■注意事項

• ‍‍Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。