Googleフォームから動画ファイルが送信されたら、RPAで音声ファイルに変換しBoxに格納する

■概要

会議やインタビューの録画ファイルから音声のみを抽出したい際、Webサイトで都度手作業をしていませんか。この単純作業は、数が増えると時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームで動画ファイルを受け取るところから、RPAによる音声ファイルへの変換、Boxへの格納までを自動化します。ファイル変換に関わる一連の作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換ツールで、手作業でのファイル変換に時間を費やしている方
• Googleフォームで収集した動画ファイルを、音声データとして効率的に管理・活用したいと考えている方
• RPAやAIを活用してファイル変換のような定型業務を自動化し、業務効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル変換ツールでの手動変換やファイル格納が不要になり、一連の作業が自動化されるため、作業時間を短縮できます
• 手作業によるファイルのアップロードミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、送信された情報を取得します
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム経由でアップロードされた動画ファイルをダウンロードします
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトで動画を音声ファイルに変換する操作を行います
5. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、変換後のファイルに関する情報をページから抽出します
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換された音声ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、動画ファイルの提出に利用する任意のフォームを指定してください
• Google Driveのアクションでは、ダウンロード対象となるファイルのIDを、トリガーで取得した情報などから変数として設定します
• RPA機能のアクションでは、利用するオンライン変換ツールのURLや操作内容、取得したい情報などを自由に設定できます
• AI機能のアクションでは、RPAが操作したページからどの情報を抽出するか、抽出したい項目を任意にカスタマイズしてください
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のアクションで取得した情報を用いて設定します

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。