■概要
Googleフォームで受け取った新聞PDFなどの内容を、一つひとつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりちで、重要な情報管理において手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している業務担当者の方
- OCRを活用して、PDFファイルからのデータ入力を自動化したいと考えている方
- 定型的な転記作業をなくし、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したPDFの内容を自動で読み取りスプレッドシートに追加するため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に添付されたPDFファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、PDFを添付する項目以外に、日付や担当者名など、管理に必要な質問項目を任意で設定・変更できます。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの部分のテキストを抽出対象とするか、任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートでは、抽出したデータをどのスプレッドシートの、どのシートに追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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