・
「Google スプレッドシートに他のシステムやサービスから最新情報を手動で転記するのが面倒…」
「問い合わせフォームの内容をGoogle スプレッドシートにまとめているけど、入力漏れやタイムラグが気になる…」
ーこんな風に思ったことはないですか？特に複数の情報を集約したり、リアルタイム性が求められたりする業務では、手作業による限界を感じることも少なくないはずです。
たとえば、フォームの回答や各種SaaSの更新をトリガーとして、該当するGoogle スプレッドシートのセルを自動更新できれば、繰り返し作業から解放されます。入力ミスの防止にもつながり、分析や企画などの業務に集中できる時間が生まれますね。
今回紹介するフローは、プログラミング不要でノーコードでも簡単に扱えます。ぜひこの機会に導入して、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートをリアルタイム更新できる自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 フォームで受け付けた回答を手動でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームへの回答をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google スプレッドシートのリアルタイム更新を実現する自動化パターン
Google スプレッドシートと様々なツールを連携させ、リアルタイムなデータ更新を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
これにより、手作業でのデータ入力や更新の手間を削減し、常に最新の情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できるようになります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの送信をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
Webフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートの行にデータを自動で追加・更新することができます。
顧客からの問い合わせ管理やアンケート結果の集計などをリアルタイムで行い、迅速な対応や分析を実現しましょう！
■概要 フォームで受け付けた回答を手動でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームへの回答をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
データベース/CRMサービスのデータ更新をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
Zoho CRMのようなデータベースやCRMサービス内の顧客情報や案件情報が更新されたタイミングで、関連するGoogle スプレッドシートのデータも自動で最新の状態に同期します。
営業リストのメンテナンスや進捗管理の精度を高め、常に正確な情報に基づいた意思決定を支援します。
■概要 Zoho CRMで管理している見込み客情報を、分析や情報共有のためにGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMの情報更新をきっかけに、Google スプレッドシートのデータも自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報を維持することが可能です。
チャットツールの投稿をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
たとえば、Telegramなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿があった際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新する仕組みです。
社内外のコミュニケーションから重要な情報を効率的に収集し、シート上で一元的に管理することで、情報共有の円滑化や業務の見落とし防止に繋がります。
■概要 Telegramで受け取る重要な情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Telegramの特定チャネルへの投稿をトリガーとして、AIが投稿内容を解析し、Google スプレッドシートの該当データを自動で更新できます。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、リアルタイムな情報管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
フォーム回答をトリガーにGoogle スプレッドシートに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートの指定した行に自動で追加・更新するフローを解説していきます！
たとえば、問い合わせフォームの内容をリアルタイムでGoogle スプレッドシートに集約したり、イベントの参加申し込みリストを自動で作成したりできます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回使用するアプリはこちら：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 フォームで受け付けた回答を手動でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームへの回答をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
上記のナビを参考にGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 フォームで受け付けた回答を手動でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームへの回答をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：トリガーとなるフォームの設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
1.次は、Google スプレッドシートのレコード更新について設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、レコードを更新するGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、Google スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。赤枠で囲った部分のレコードを更新するよう設定していきたいと思います!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
タイトルは必要であればわかりやすいものに修正し、実行アクションは変更せずに次に進んでください。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.つぎに、指定したGoogle スプレッドシートの更新の条件を設定していきます。
「更新したいレコードの条件」には、レコードの更新条件を設定します。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、お好みでカスタマイズしましょう!
今回は、メールアドレスを条件に更新するよう設定しました。
次に、「更新後のレコードの値」を入力します。
入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、フォームの回答を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのレコードが更新されているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したレコードが更新されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートと他のアプリケーションを組み合わせることで、Slack通知やGoogle Driveのフォルダ作成、SalesforceやGmailとの連携など、日常業務をスムーズにする自動化テンプレートが多数用意されています。
たとえば、行の追加・更新をきっかけに、通知を送ったり、書類を発行したりといった一連の業務がすべて自動で進行するため、作業時間の短縮はもちろん、対応漏れやヒューマンエラーも防げます。業務の正確性とスピードを両立したい方におすすめです。
■概要 Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを業務で活用している方 ・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方 ・同じシートを同時に編集したいチームの責任者 2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業 ・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者 ■このテンプレートを使うメリット Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。 Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方 ・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方 ・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント 2.Salesforceで商談管理を行なっている企業 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 ・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長 ■このテンプレートを使うメリット Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。 異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。 ■注意事項 ・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。 NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。 ■注意事項 ・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
まとめ
Google スプレッドシートへのデータ転記や更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現できます。
これにより、単純作業の手間を減らし、最新データをもとにした分析や顧客対応といった、重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートのリアルタイム更新をはじめとした業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Excel Onlineでも同様の自動化は可能ですか？
A：
はい、可能です。Microsoft Excelでも同様の自動化を利用することが可能です。
Google スプレッドシートのアクションを削除後、「＋」をクリックしMicrosoft Excelのアクションを設定することでMicrosoft Excelでの自動化を行うことができます。
Q：複数の条件で更新対象の行を特定できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：自動更新が失敗した場合どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
