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「Google スプレッドシートに他のシステムやサービスから最新情報を手動で転記するのが面倒…」
「問い合わせフォームの内容をGoogle スプレッドシートにまとめているけど、入力漏れやタイムラグが気になる…」
ーこんな風に思ったことはないですか？特に複数の情報を集約したり、リアルタイム性が求められたりする業務では、手作業による限界を感じることも少なくないはずです。
<span class="mark-yellow">たとえば、フォームの回答や各種SaaSの更新をトリガーとして、該当するGoogle スプレッドシートのセルを自動更新できれば、繰り返し作業から解放されます。</span>入力ミスの防止にもつながり、分析や企画などの業務に集中できる時間が生まれますね。
今回紹介するフローは、プログラミング不要でノーコードでも簡単に扱えます。ぜひこの機会に導入して、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートをリアルタイム更新できる自動化テンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートと様々なツールを連携させ、リアルタイムなデータ更新を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
これにより、手作業でのデータ入力や更新の手間を削減し、常に最新の情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できるようになります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Webフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートの行にデータを自動で追加・更新する</span>ことができます。
顧客からの問い合わせ管理やアンケート結果の集計などをリアルタイムで行い、迅速な対応や分析を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Zoho CRMのようなデータベースやCRMサービス内の顧客情報や案件情報が更新されたタイミングで、関連するGoogle スプレッドシートのデータも自動で最新の状態に同期します。</span>
営業リストのメンテナンスや進捗管理の精度を高め、常に正確な情報に基づいた意思決定を支援します。
<span class="mark-yellow">たとえば、Telegramなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿があった際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新する</span>仕組みです。
社内外のコミュニケーションから重要な情報を効率的に収集し、シート上で一元的に管理することで、情報共有の円滑化や業務の見落とし防止に繋がります。
それではここから代表的な例として、フォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートの指定した行に自動で追加・更新するフローを解説していきます！
たとえば、問い合わせフォームの内容をリアルタイムでGoogle スプレッドシートに集約したり、イベントの参加申し込みリストを自動で作成したりできます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはYoomとGoogle スプレッドシートを連携させて、操作可能な状態にしましょう。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
1.次は、Google スプレッドシートのレコード更新について設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、レコードを更新するGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、Google スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。赤枠で囲った部分のレコードを更新するよう設定していきたいと思います!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
タイトルは必要であればわかりやすいものに修正し、実行アクションは変更せずに次に進んでください。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.つぎに、指定したGoogle スプレッドシートの更新の条件を設定していきます。
「更新したいレコードの条件」には、レコードの更新条件を設定します。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、お好みでカスタマイズしましょう!
今回は、メールアドレスを条件に更新するよう設定しました。
次に、「更新後のレコードの値」を入力します。
入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、フォームの回答を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのレコードが更新されているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したレコードが更新されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートと他のアプリケーションを組み合わせることで、Slack通知やGoogle Driveのフォルダ作成、SalesforceやGmailとの連携など、日常業務をスムーズにする自動化テンプレートが多数用意されています。
たとえば、行の追加・更新をきっかけに、通知を送ったり、書類を発行したりといった一連の業務がすべて自動で進行するため、作業時間の短縮はもちろん、対応漏れやヒューマンエラーも防げます。業務の正確性とスピードを両立したい方におすすめです。
Google スプレッドシートへのデータ転記や更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた繰り返し作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現できます。</span>
これにより、単純作業の手間を減らし、最新データをもとにした分析や顧客対応といった、重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートのリアルタイム更新をはじめとした業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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