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日々の業務の中で、Google スプレッドシートの転記に手間を取られていませんか。
例えば「マスターデータ用のGoogle スプレッドシートを更新したら、関連する別のGoogle スプレッドシートにも手動で反映するのが面倒…」や「複数のGoogle スプレッドシートで同じような情報を管理していて、更新漏れやデータの不整合が心配…」などと悩んでいる方も多く、複数のGoogle スプレッドシート間でデータを同期したり、一方の変更をもう一方に反映させたりする作業に、手間や課題を感じている方も多いのではないでしょうか？
もし、<span class="mark-yellow">一方のGoogle スプレッドシートのデータが変更されたら、自動的にもう一方のGoogle スプレッドシートも最新の状態に更新される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシート間でデータを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシート間で発生する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介していきます。
これにより、データ管理の効率化や入力ミスの削減、情報の一元化などを実現できるので、気になる方は、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">一方のGoogle スプレッドシートに新しいデータが追加されたり、既存のデータが変更された際に、その内容を元に別のデータベースの対応するレコードを自動的に更新する</span>フローです。
手作業でのデータ転記や二重入力の手間をなくし、常に最新の情報に基づいた作業を可能にします。
Google スプレッドシートに行が追加されたら別シートのレコードを更新して、メールで送信可能です。
メール送信までのフローが自動化されるため、情報共有がスピーディーに行われます。データの管理や情報が最新のものを確認できます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら別シートのレコードを更新したら、他のアプリに自動通知します。
更新を知らせてくれるため、データ確認がスムーズに行うことが可能です。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに新しいデータが追加された際に、別のGoogle スプレッドシートの特定のレコードを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず最初に「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録を行っていきましょう。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。
次にアプリの一覧から「Google スプレッドシート」を検索しましょう。
以下の画面が出てきたら、一番下の「Sign with Google」をクリックです。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力して、ログインしましょう。
以下画面が出てきたら、次へをクリックして進んで下さい。
以上で、「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「行が追加されたら」をクリックです。
今回は以下のGoogle スプレッドシートの2行目の行が追加された想定で設定を進めていきます。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
続いて、API接続設定を行います。
まずはトリガーの起動間隔設定をプルダウンから選びましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
今回は5分で設定しました！
ご利用中のプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめですよ。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
スプレッドシートIDは、候補から選択してください。
対象のGoogle スプレッドシートを候補から選びましょう。
シートIDを候補から選択しましょう。
対象のGoogle スプレッドシートのタブを選択するイメージです。
テーブルの範囲を指定します。
始まりと終わりの列のアルファベットを入力してください。
今回は以下のように設定しました。
一意の値が入った列を入力します。
今回は会社名の列のAを指定しました。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認してください。
取得した値を使用して、この後のフローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックして、次に進みます。
次は「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下画面の設定を確認後、下にスクロールします。
更新したい別のGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
今回は「内容」という項目に設定されている「テスト2」というデータを先ほどGoogle スプレッドシートに追加した「テスト」というデータに更新するため、以下のように設定しました。
スプレッドシートIDを候補から選びましょう。
候補からタブを選びましょう。
テーブルの範囲を指定します。
「次へ」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行います。
今回は更新したいレコードの条件を以下のように設定しました。
更新後のレコードの値は更新するレコードのみ設定を行います。
今回は内容という項目の値を更新させるため、以下のように設定しました。
テストを行います。
テストが成功したら以下の画面が出てきます。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
対象のシートが更新されているか確認しましょう。
「テスト2」→「テスト」にデータが更新されているので、正しく更新できていますね！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
他のデータベースに追加されたデータをGoogle スプレッドシートに転記できるため、手入力の手間が省けます。
また、Google スプレッドシートに追加されたデータを他のデータベースに転記することも可能です。
複数のGoogle スプレッドシート間でのデータ連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記や同期の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、常に最新で正確なデータに基づいた意思決定や、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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