Google スプレッドシートに行が追加されたら別シートのレコードを更新して、Outlookで送信する

■概要

Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、進捗に応じて別の管理シートの情報を更新し、さらに関係者にOutlookで通知する、といった定型業務に手間を感じていませんか。手作業での繰り返しは、入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、別シートのレコード更新からOutlookでのメール送信までを自動化し、こうした業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のGoogle スプレッドシートを跨いで情報管理を行っている方
• Google スプレッドシートの更新内容を基にOutlookで定期的に通知している方
• シート間のデータ転記やメール作成の手作業をなくし、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• シートへの入力からレコード更新、メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、メールの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新対象のシートや列を指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者への通知メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいスプレッドシートとシートを任意で指定してください。
• レコードを更新するGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシートやシート、更新したい列の条件や内容などを柔軟に設定できます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先はもちろん、件名や本文にトリガーで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。