Google スプレッドシートに行が追加されたら別シートのレコードを更新して、Gmailで送信する

■概要

Google スプレッドシートで複数のシートを管理する際、一方のシートに行を追加した後、手作業で別シートの情報を更新し、関係者にメールで通知する業務に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、更新漏れや通知忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、別シートのレコード更新とGmailでの通知までを自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のGoogle スプレッドシートで案件やタスクなどを管理し、手作業での更新を行っている方
• データの更新後、Gmailで関係者への通知を行っており、その一連の作業を効率化したい方
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加から別シートの更新、Gmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記やメール送信時に起こりやすい、更新漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新したい別のシートとその条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定して通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートと、その中の特定のシートを任意で指定してください。
• レコードを更新するGoogle スプレッドシートのアクションでは、更新対象のスプレッドシートとシート、更新したい行を特定するための条件を任意で指定します。また、更新する各項目には、トリガーで取得した情報や固定値を柔軟に設定可能です。
• Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。また、件名や本文には、トリガーで取得した情報を埋め込み、動的な通知メールを作成できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。