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「新しい情報が入るたびに、Google スプレッドシートの特定のセルを手で更新するのは面倒だな…」
「他のサービスからの通知やデータ変更を、いちいちスプレッドシートに転記していて時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、Google スプレッドシートの値を手作業で更新する業務に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールやチャット、フォームなど様々なサービスからの情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの特定のセルの値を自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの手入力や転記作業から解放されるでしょう！
ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの値を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートは非常に便利なツールですが、他のサービスからの情報を手動で更新する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。
しかし、Yoomのテンプレートを使えば、様々なトリガーをきっかけにGoogle スプレッドシートの特定のセルの値を自動で更新できます。
これにより、手作業による更新の手間を省き、常に最新の情報をスプレッドシートに反映させることが可能になります。
具体的な自動化の例をいくつか紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その情報を基にGoogle スプレッドシートの指定したセルの値を自動で更新する</span>ことができます。
メールの内容を手動でスプレッドシートに転記する手間を削減し、重要な情報をスピーディーに反映させることが可能です！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートの値を自動的に更新する</span>ことが可能です。
チャットでのやり取りをすぐにデータとして記録・反映できるので、情報共有のスピードと正確性の向上が期待できます！
<span class="mark-yellow">Yoomのフォームなどで新しい回答が送信された際に、その回答内容をGoogle スプレッドシートの特定のセルの値を自動で更新する</span>ことができます。
アンケート結果や問い合わせ情報を手作業で入力する手間が削減されるため、データ収集の効率が大幅に向上します！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートの特定セルの値を自動で更新するフローを解説していきます！
この自動化により、メールで受け取った情報を手動でGoogle スプレッドシートに反映させる手間がなくなり、常に最新のデータを保つことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム_からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomとアプリを連携しましょう。
Yoomにログインしましょう！
ログイン後、左上のマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
マイアプリ一覧は、検索窓を使いGmailをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、左上のマイアプリを選択後、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Google スプレッドシートを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーする作業を行います。
Yoomで用意しているテンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が設定されているので、それに沿って作成していくだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてみましょう！
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてみましょう。
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますので確認してください。
設定した時間毎にトリガーアクションが発生しているか確認する時間ですので、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
また、ここで設定したキーワードをもとに、メールを特定します。
設定後、Gmailに移動し、設定したキーワードを含んだメールを受信してください。
メールを受信できたら、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
今回は以下のGmailを受信したという想定で設定します。
テストが成功し、Gmailの情報が取得できたら保存してください。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されていますが、文字数に応じて変更してください。
設定後、次へをクリックしましょう。
対象のテキストはGmailのトリガーの取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を活用せずに手入力した場合、同じ内容からテキストを抽出し続けてしまいますので、注意しましょう。
詳しくはこちらをご参照ください。
Gmailの本文から抽出したい項目を入力しましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、テキストが抽出できたら保存してください。
次に「セルに値を入力」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートは以下を用意しました。
こちらの在庫数を変更していきます。
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「セルい値を入力」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしましょう。
スプレッドシートIDは候補から選択してください。
シート名も同様に候補から選択してください。
対象のセルを設定しましょう。
値は、テキストからデータを抽出の取得した値から「在庫数」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功し、特定のセルの値を更新できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました！
他にも、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
様々なサービスとGoogle スプレッドシートを連携させ、値の更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、正確性の高い最新の情報がGoogle スプレッドシートに反映されるため、データに基づいた迅速な意思決定や、より付加価値の高い業務への集中が可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化は、プログラミングの知識がない方でもノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートの更新作業の自動化や、その他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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