■概要
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するたびに、その内容を確認しGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。また、手作業による入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで条件に合致するメールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、Google スプレッドシートの特定セルへ自動で値を更新するため、これらの課題を解決し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスを減らし、情報の正確性を担保したいと考えている業務担当者の方
- メールからの情報収集とデータ整理の定型業務を自動化し、より創造的な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると、AIによる情報抽出を経てGoogle スプレッドシートへ自動でデータが入力されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力作業がなくなることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動処理の対象となるメールの条件（キーワードなど）を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。受信したメールの本文や件名から、必要な情報（例：顧客名、問い合わせ内容、日付など）をAIが自動で抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「セルに値を入力」アクションを設定します。AI機能によって抽出されたデータを、指定したスプレッドシートの特定のセルに自動で入力するようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定においては、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例えば「請求書」「問い合わせ」「特定顧客名」など）を任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーション設定においては、Gmailで受信したメールの本文や件名といった情報の中から、具体的にどの項目を抽出するかを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定においては、抽出したデータを入力する対象のスプレッドシート、シート名、さらには具体的なセル（例：A1セル、B5セルなど）を任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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