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「Backlogの課題ステータスをまとめて変更したい…」
「担当者や期限の更新を一つひとつ手作業で行うのは時間がかかりすぎるし、ミスも怖い…」
このように、Backlog上で複数の課題情報を手作業で更新することに、手間や限界を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどにまとめた情報をもとに、Backlogの課題情報を一括で自動更新できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、プロジェクトの進捗管理といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間を抑えられるので、ぜひ導入して更新作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBacklogの課題を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、自動化を体験してみましょう。
■概要 Backlogで複数の課題を管理している際、ステータスや担当者などの情報を一つひとつ手作業で更新することに手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特にGoogle スプレッドシートなどで管理しているリストを元に、Backlogの課題を一括更新する作業は、時間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Backlogの課題を一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化します。
Google スプレッドシートの情報をもとにBacklogの課題を一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Backlogの課題を一括で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Backlogで複数の課題を管理している際、ステータスや担当者などの情報を一つひとつ手作業で更新することに手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特にGoogle スプレッドシートなどで管理しているリストを元に、Backlogの課題を一括更新する作業は、時間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Backlogの課題を一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化します。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Backlogで複数の課題を管理している際、ステータスや担当者などの情報を一つひとつ手作業で更新することに手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特にGoogle スプレッドシートなどで管理しているリストを元に、Backlogの課題を一括更新する作業は、時間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Backlogの課題を一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化します。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：スケジュールトリガーを設定する
まず、フローを定期的に実行するためのスケジュールトリガーを設定します。
1つ目のトリガーを選択します。
スケジュール設定画面で「曜日指定」タブを開きます。
月曜から金曜までを選択し、時刻を「9」と入力します。
設定が完了したら「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートからデータを取得する
続いて、Google スプレッドシートに保存されているデータを取得する設定を行います。
2つ目の「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択します。
Google スプレッドシートと連携するアカウントを選びます。
必要に応じて新しいアカウントを追加します。
ここでスプレッドシートを用意します。
列には「プロジェクトID」「課題ID」「課題の件名」「課題の開始日」「課題の期限日」が含まれています。
スプレッドシートとの連携設定を行います。
スプレッドシートID、タブ名（例：シート1）、範囲（A1:E）を入力し、「次へ」をクリックします。
取得条件は「課題の件名」「含む」「更新」と設定しましょう。
このように設定することで、「更新」と含む課題のみ取得します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、該当するレコードが取得されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：繰り返し処理を設定する
取得した複数のレコードに対して、同じ処理を順番に実行できるよう繰り返し設定を行います。
3つ目の「同じ処理を繰り返す」を選択します。
繰り返し対象の値を設定します。
オペレーションに「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選び、取得した値には「プロジェクトID」を指定します。
課題ID、課題の件名、課題の開始日、課題の期限日をそれぞれ繰り返し対象に追加します。
すべて設定できたら「完了」をクリックします。
ステップ6：Backlogの課題を更新する
最後に、取得したデータをもとにBacklogの課題を自動で更新します。
4つ目の「課題を更新」を選択します。
Backlogと連携するアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
Backlog上で課題を用意します。
現時点では処理中の状態です。
課題の更新設定を行います。
プロジェクトIDには「プロジェクトIDのループ変数」を設定します。
課題ID、課題の件名、開始日、期限日もそれぞれループ変数を設定します。
「課題の詳細」には「更新後」と入力します。
課題の状態IDを設定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、課題が正常に更新されたことが確認できます。
「完了」をクリックします。
Backlog上で課題の状態が「完了」に変わり、件名が更新されていることを確認します。
これで設定は完了です！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がBacklogの課題を一括で更新する方法でした。
課題が追加されたら、データベースに情報を連携、外部カレンダーに期限を自動登録、別タスク管理ツールに課題を連携、チャットツールに通知します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、タスク管理ツールへ課題を自動追加しすることも可能です。
タスクの登録漏れや転記の手間を防ぎ、プロジェクトメンバー間の確実な情報共有を実現します。
■概要
BacklogとTrelloを連携し、Backlogで課題が追加されたらTrelloに連携するフローボットです。
Backlogで課題が追加されたら、課題の期限をTrelloの仕様に合わせて「YYYY-MM-DD」形式に変換した後に、Trelloにカードを登録します。
Backlogの課題をTrelloでも管理する際などにご利用ください。
Trelloのどのボード、どのリストにカードを追加するかも自由に設定が可能です。
■注意事項
・Backlog、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからTrelloに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Slackの特定チャンネルにメンションして内容を通知するフローです。
BacklogとSlackを連携すると課題の内容をチームメンバーと簡単に共有することができ、共有や管理の抜け漏れを防げます。
■注意事項
・Backlog、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Slackでメンション付きのメッセージを送る方法は下記を参考してください。
■概要
Backlogに課題が登録されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を登録するフローボットです。
Googleカレンダー上でBacklogの課題のスケジュールを管理したい場合にご利用ください。
Googleカレンダーへ登録する内容を自由に変更してください。
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからGoogleカレンダーに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
■概要
Yoomデータベースのレコードが更新されたら、指定のBacklogプロジェクトに課題を追加します。
追加される課題の内容や課題の種類、担当者、期日などは、自由にカスタマイズすることができます。
■設定方法
1.BacklogとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
「レコードが更新されたら」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
2.Backlogの「課題の追加」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、プロジェクト名、課題名、課題詳細、カテゴリ、担当者などの課題情報を設定してください。
3.該当のデータベースのレコードが更新されるとフローボットが起動し、課題がBacklogに登録されます。
■注意事項
・Backlogとのアカウント連携が必要です。
・Backlogのオペレーションの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Jiraで課題が作成されたら自動的にBacklogに課題を追加するフローボットです。
JiraとBacklogの課題情報を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Backlog、JiraそれぞれとYoomを連携してください。
・Jiraにタスクが追加されてから5~15分後にBacklogにも情報が同期されます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容の文字起こしと要約をして、文字起こし結果をBacklogに追加するフローです。
AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
■注意事項
・Zoom、BacklogそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zendeskに新しいチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogに課題を追加後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知する、といったことも可能です。
■注意事項
・Zendesk、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Backlogの課題一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた課題の更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを抑えることができます。
これにより、プロジェクトメンバーは常に最新の課題情報を共有でき、より円滑なプロジェクト進行が期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。もし自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：更新処理中にエラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも可能ですか？
A：
はい、可能です。
その他のアプリから取得したデータを同様にマッピングすることで実現できます。
連携できるアプリは下記のページをご確認ください。
Q：定期実行ではなく、即時実行は可能ですか？（Google スプレッドシート更新をトリガーにするなど）
A：
はい、可能です。
その際はトリガーを「行が更新されたら」に変更してください。
