指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Backlogの課題を一括更新する

■概要

Backlogで複数の課題を管理している際、ステータスや担当者などの情報を一つひとつ手作業で更新することに手間を感じていませんか。
特にGoogle スプレッドシートなどで管理しているリストを元に、Backlogの課題を一括更新する作業は、時間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Backlogの課題を一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを元にした、Backlogの課題の一括更新を自動化したい方
• Backlogの複数の課題を手作業で更新しており、手間やミスを減らしたいプロジェクト管理者の方
• 定期的な課題更新作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にGoogle スプレッドシートからBacklogへ課題情報が自動で一括更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBacklogをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、このフローを起動したい任意の日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新したい課題情報が記載されたシートを指定します。
4. 次に、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得したレコードの数だけBacklogの課題更新処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題を更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を元に課題を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月など、業務のサイクルに合わせてフローを起動する日時を任意で設定してください。
• レコードを取得するGoogle スプレッドシートは、対象としたいシートや読み込む範囲を任意で指定できます。
• Google スプレッドシートから取得するレコードの条件は、「ステータスが完了の行のみ」といったように、テーブル項目から任意の条件を設定して絞り込めます。
• Google スプレッドシートからBacklogへ連携する際、課題の件名や担当者、期限日など、どの情報をどの項目に更新・反映させるかを任意で選択できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートにはBacklogのプロジェクトIDやタスクIDを入力した状態にしてください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。