■概要
人事異動や組織変更のたびに発生するGoogle Workspaceのユーザー情報更新は、対象者が多いほど手間がかかる作業です。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している人事異動リストをもとに、Google Workspaceのユーザー情報の一括更新を毎月自動で実行できます。定型的な更新作業を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理者で、定期的なユーザー情報の更新作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで人事情報を管理しており、手作業での情報反映に課題がある方
- 組織変更が多く、効率的なGoogle Workspaceのユーザー一括更新の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのリストをもとに、定時に自動で情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日の午前9時」など、定期実行したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、人事異動リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理のオペレーションを設定し、取得したリストの各行（ユーザーごと）に対して後続の処理を実行するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、メールアドレスなどをキーに更新対象のユーザーを特定します。
- 最後に、同じく繰り返し処理の中でGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、特定したユーザーの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから情報を取得するオペレーションでは、ユーザーが人事異動リストを管理している任意のスプレッドシートIDを設定してください。
- また、同じオペレーション内で、情報を取得したいスプレッドシートのタブ名（シート名）を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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