Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
試してみる
■概要
Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
- Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
- 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
- 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
- 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
- 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
- AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
- 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
手作業でのスケジュール管理に限界を感じているなら、AIを活用した効率化に関心があるのではないでしょうか？
「日々のスケジュール調整に追われて、本来の業務に集中できない…」
「会議の予定変更や新しいアポイントメントの追加など、カレンダー管理が煩雑でミスも発生しがち…」のように悩んでいる方も多いはずです。
もし、Googleカレンダーに入力された予定情報をAIが自動で分析し、最適なスケジュール管理をサポートしてくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より生産性の高い業務に時間を使うことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もほとんどかかりません。ぜひこの機会にAIを活用したスケジュール管理を導入し、日々の業務をもっと快適にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーの予定をAIで管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
試してみる
■概要
Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
- Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
- 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
- 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
- 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
- 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
- AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
- 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIを活用しスケジュール管理を自動化する方法
AIとカレンダーアプリ(ここではGoogle カレンダー)を連携させて、スケジュール管理を自動化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、手作業によるスケジュール調整の時間を大幅に削減し、重要な業務へより集中できるようになります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールやチャットツールを起点にGoogleカレンダーの予定をAIで管理する
Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したり、Discordなどのチャットツールに投稿があったりした際に、その情報を基にGoogleカレンダーの予定をAIが分析し、スケジュール管理を自動化することができます。
これまで手動で行っていた予定の確認や調整が効率化され、業務もスムーズに進むようになりますね！
Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
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■概要
Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
- Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
- 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
- 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
- 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
- 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
- AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
- 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Discordに投稿があったら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
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■概要
Discordでの連絡が多く、そこから発生するスケジュール調整を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
特に急な依頼や変更が多い場合、Googleカレンダーへの登録漏れや調整ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへの投稿をきっかけに、Googleカレンダーの空き時間をAIが確認します。
さらに、スケジュール調整までを自動化できるため、予定管理の手間を削減できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordでのコミュニケーションが多く、スケジュール調整に時間を取られている方
- Googleカレンダーをチームで利用し、AIによる効率的な日程調整に関心がある方
- 手作業によるスケジュール登録のミスを減らし、業務の質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DiscordのメッセージをAIが解析し、Googleカレンダーへ自動で予定登録や提案を行うため、手作業による時間と手間を削減できます。
- AIがGoogleカレンダーの情報を基に判断するため、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーを防ぎ、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーで、Discordの「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを選択し、既存の予定情報を取得するよう設定します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Discordのメッセージ内容とGoogleカレンダーの空き状況を基に、適切な対応やスケジュール案を生成します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、AIが生成したテキストの内容に応じて処理を分岐させます。
- 分岐先の一つとして、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したスケジュール案から具体的な日時や内容を抽出します。
- その後、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しい予定を作成します。
- 最後に、もう一つの分岐先として、Discordの「メッセージを送信」アクションを選択し、処理結果や作成された予定内容を関係者に通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
- AI機能でテキストを生成・抽出する際、取得した情報を変数としてプロンプトに埋め込むことで、より状況に応じた柔軟なテキスト生成やデータ抽出ができます。
- 「予定を作成」では、AIが抽出した日時や件名、説明といった情報を変数として設定することができます。また、固定の参加者を追加したり、会議の場所をデフォルトで設定したりするなどの細かなカスタムが可能です。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルやメンションするユーザーを任意に設定できます。また、通知メッセージの本文には固定のテキストだけでなく、AIが生成した内容やGoogleカレンダーに登録された予定の詳細などを変数として埋め込むことで、状況に応じたメッセージの送信が可能です。
■注意事項
- Discord、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームへの回答を起点にGoogleカレンダーの予定をAIで管理する
作成したフォームに回答があると、その内容がトリガーとなりGoogleカレンダーの予定をAIが分析し、スケジュール管理を自動化することも可能です。
問い合わせや申し込みといったアクションに応じたスケジュール調整を自動で行い、スピーディーで的確な対応を実現できます。
フォームで回答があったら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
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■概要
フォームへの回答があるたびにGoogleカレンダーを確認し、手動でスケジュール調整を行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に複数の予定が錯綜する状況では、ダブルブッキングなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Googleカレンダーの空き状況をAIが判断します。
さらに、条件に応じてスケジュール調整から通知までを自動的に行うため、手作業の削減によるミスの抑制が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後のスケジュール調整業務に多くの時間を費やしている方
- GoogleカレンダーとAIを活用して、手作業による日程調整のミスを減らしたいと考えている方
- ルーティン化しているスケジュール管理業務を自動化し、その他の業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からGoogleカレンダーへの予定登録、関係者への通知までが自動化されるため、手作業によるスケジュール調整の時間を短縮できます。
- AIが空き時間を考慮して予定を作成するため、手作業によるダブルブッキングや調整ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーとしてフォームトリガー機能を設定し、指定したフォームに新しい回答が送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存のスケジュール情報を収集します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」で、適切なスケジュール案や関連情報を生成します。
- その後、「分岐機能」で、特定の条件で後続の処理を分けられるように設定します。
- 分岐先の設定で「テキストからデータを抽出する」アクションを使い、Googleカレンダーへの予定登録に必要な具体的な情報を抜き出します。
- 抽出した先のオペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、新しい予定をカレンダーに自動で登録します。
- 最後に、もう一つの分岐先のアクションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ予定の詳細や確認依頼のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、運用に合わせたフォームを任意に作成できます。
- 分岐機能では、どのような条件（例えば、特定の曜日や時間帯、参加者の回答内容など）で処理を分岐させるか、運用に合わせて任意に設定や追加が可能です。
- AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際には、前段のステップ（フォームの回答内容やGoogleカレンダーから取得した予定情報など）で取得した内容を変数として埋め込むことで、より動的でパーソナライズされた処理が実現できます。
- 「予定を作成する」では、前段のステップで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
- Gmailでの通知は、固定のテキストを入力したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
スケジュール管理をAIで自動化するフローを作ってみよう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の予定に関するメールを受信した際に、Googleカレンダーの予定情報を基にAIがスケジュール管理を行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と、Googleカレンダー及びAIのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
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■概要
Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
- Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
- 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
- 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
- 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
- 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
- AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
- 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
まずはGoogleカレンダーとGmailマイアプリ登録を行います。
Googleカレンダーのマイアプリ登録
最初にGoogleカレンダーのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓でGoogleカレンダーを検索して、アイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、一番下の赤枠の「 Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleアカウントにログインします。
次にYoomと連携したいGoogleアカウントを選択します。
「次へ」をクリックして、ログインを完了させてください。
以上で、Googleカレンダーのマイアプリ登録は完了です！
Gmailのマイアプリ登録
先ほどと同様に、「新規接続」をクリックしましょう。
アプリの一覧の検索窓からGmailを検索し、アイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら下部の「 Sign in with Google」をクリックします。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしましょう。
以上で「Gmail」のマイアプリを登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーします。
Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
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Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
- Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
- 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
- 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
- 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
- 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
- AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
- 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
次に「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
ここでは、メールの内容をチェックするタイミング（＝起動間隔）を設定します。
「トリガー起動間隔」は、プルダウンメニューから選んでください。タイミングは5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は「5分」を選びました。
ラベルを候補から選びましょう。
指定したラベルのメールを受信したら、トリガーが起動します。
そのため、専用のラベルを作成してもいいかもしれませんね！
設定ができたら、指定したラベルでメールを受信してから「テスト」を行ってください。
テストが成功したら、取得した値を確認します。
ここで取得した値を引用して、この先のフローボットを完成させます。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：予定の一覧を取得する
次に「予定の一覧を取得する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認し、次へ進みます。
次は、カレンダーの情報を読み取るための設定です。「カレンダーID」は候補の中から選んでください。
取得する期間の開始日時を日付から入力してください。日付の入力形式は「2025-05-01」です。
今回は今月初日からに設定しました！
続いて、取得する期間の終了日時です。
開始日時同様の設定で、今回は「今月末日」に設定しました。
これで、取得する期間を今月中に設定しました。この部分は、用途に応じて自由に設定できます！
タイムゾーンを入力してください。
設定ができたら、テストを行ってください。
取得した値を確認しましょう！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：テキストを生成する
次は「テキストを生成する」をクリックしてください。
アクションをプルダウンから選択しましょう
今回は「1,000文字以内」を選択しました。
文字数で選択してみてくださいね！
アクションを設定したら、次に進んで下さい。
続いて、詳細を設定していきます。
プロンプトは以下設定例を参考に入力してください。
本文に反映させる項目は取得した値から選択できます。固定のプロンプトは手入力しましょう。
予定の開始日時リストには、予定開始日時の一覧、予定の終了日時リストには、予定終了日時の一覧を選択してください。
プロンプトの注意事項として入力しているのは以下内容です。
出力したい言語がある場合は以下入力欄に入力してください。
設定ができたら、テストを行います。
テストが成功したら、以下の取得した値を確認してください。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ6：分岐条件の設定
【注意事項】
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。期間中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
次は「分岐設定 適合する日程の有無」をクリックしてください。
分岐条件を指定します。
本文と適合する日程とそれ以外で分岐させます。
分岐条件は以下のように設定します。
今回は、メールから適合する日程を抽出した生成結果の値と等しいものとそれ以外を分岐条件にしました！
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
以下のように分岐されました！適合する日程とそれ以外です。
ステップ7：テキストからデータを抽出する
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックです。
アクション選択を行います。
プルダウンから選択しましょう。
今回は「3,500文字以内のデータからテキストを抽出」を選択しました！
選択後、次に進んで下さい。
詳細設定を行います。
対象のテキストに取得した値から「生成結果」を選択して入力してください。
抽出したい事項を設定します。
開始時間と終了時間を入力しましょう。
抽出の際に指示を指定したい場合は以下に入力を行ってください。
テストを行いましょう。
取得した値を確認してください。
会議の開始時間と終了時間が抽出できていればOKです！
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ8：予定を作成
次に「予定を作成」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
次に、Googleカレンダーに予定を登録するための準備を行います。
予定のタイトルを入力します。取得した値を使用することもできます。
予定の開始日時は、取得した値から開始時間を選択してください。
予定の終了日時は、取得した値から終了時間を選択してください。
予定の説明には、メールの本文を入れておきましょう。取得した値から「本文」を入力してください。
続いて、タイムゾーンを入力します。
すべて設定ができたら、テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認してください。
「保存する」をクリックして、次に進みます。
Googleカレンダーに予定が正しく反映されていれば、設定は完了です！
ステップ9：メールを送る
次に「メールを送る」をクリックです。
メールで提案してもらった日程が空いていなかった場合にメールを送る設定です。
メールの設定を行います。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールします。
まずは「To」の設定です。
送信したい相手のメールアドレスを入力しましょう。
返信をする形でお送りしたいので、取得した値からFROMのメールアドレスを設定します。
次に件名を設定します。設定例を参考に入力してください。
本文は、設定例を参考に入力してください。
件名と本文は取得した値から入力しましょう。
設定後、次に進みます。
続いて、メール送信のテストを行います。
メールの内容を確認して、テストを行ってください。
以下のテスト成功画面を確認したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
実際にメールが届いているかも確認してみましょう！
ステップ10：フローボットの自動化設定
これで全ての設定が完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックです。
AIを活用したスケジュール管理に関するその他の便利な自動化例
GoogleフォームやZoho Formsなどから取得した情報をもとに、Googleカレンダーで予定を確認し、AIが自動で日程調整を行うテンプレートをご紹介します。
調整後の候補はGmailでの送信やSlackへの通知にも対応しており、確認や返信の手間を大幅に削減できます。メールやフォーム対応の煩雑さに悩んでいる方には、特におすすめの自動化です。
Gmailで日程調整メールを受信したら、返信内容をAIで作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
[Gmailで日程調整メールを受信したら、返信内容をAIで作成しSlackに通知する]フローです。
Gmailでメールを受信すると、AIテキスト抽出で日程を自動的に抽出し、Googleカレンダーと連携して日程調整を行います。
その後、AIテキスト生成で返信内容を作成し、作成された文章をSlackに通知する業務ワークフローです。
これにより、メール対応からスケジュール管理までがスムーズに自動化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを活用しており、メール処理の効率化を図りたい方
- Googleカレンダーと連携してスケジュール管理を自動化したいビジネスパーソン
- AI技術を取り入れて業務フローを改善したい担当者
- Slackをチームコミュニケーションに利用している企業
- 手作業による日程調整や返信作成に時間を取られている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールからの日程抽出とスケジュール調整を自動化し、手間を削減
- AIによる返信作成で迅速かつ的確な対応が可能に
- Slack通知でチームとの情報共有がスムーズ
- Googleカレンダーとの連携でスケジュール管理が一元化
Zoho Formsから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信する
試してみる
■概要
「Zoho Formsから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整の候補をGmailに送信する」ワークフローは、入力されたフォームデータをAIが解析し最適なスケジュール候補を自動で生成するワークフローです。
これにより、スケジュール調整の手間を軽減し、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にスケジュール調整に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
- 複数のアプリを使用しており、手動での調整作業が煩雑に感じている方
- AI技術を活用して業務の効率化を図りたい方
- Zoho Forms、Googleカレンダー、Gmailを既に活用している企業の担当者
- スケジュール調整の自動化に興味があり、業務プロセスを改善したいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール調整の手間を削減し、業務効率を向上
- AIによる最適な候補提案でミスマッチを防止
- メール通知によりスムーズな共有と意思決定が可能
まとめ
カレンダーアプリとAIを連携させ、スケジュール管理を自動化することで、日々発生する予定の調整や確認といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の効率を大幅に向上させることができます。
これにより、創造的で重要なタスクに集中できる時間を確保でき、ビジネス全体の生産性向上にも貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAIによるスケジュール管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
