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手作業でのスケジュール管理に限界を感じているなら、AIを活用した効率化に関心があるのではないでしょうか？
「日々のスケジュール調整に追われて、本来の業務に集中できない…」
「会議の予定変更や新しいアポイントメントの追加など、カレンダー管理が煩雑でミスも発生しがち…」のように悩んでいる方も多いはずです。
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに入力された予定情報をAIが自動で分析し、最適なスケジュール管理をサポートしてくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より生産性の高い業務に時間を使うことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もほとんどかかりません。ぜひこの機会にAIを活用したスケジュール管理を導入し、日々の業務をもっと快適にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定をAIで管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIとカレンダーアプリ(ここではGoogle カレンダー)を連携させて、スケジュール管理を自動化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、手作業によるスケジュール調整の時間を大幅に削減し、重要な業務へより集中できるようになります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したり、Discordなどのチャットツールに投稿があったりした際に、その情報を基にGoogleカレンダーの予定をAIが分析し、スケジュール管理を自動化する</span>ことができます。
これまで手動で行っていた予定の確認や調整が効率化され、業務もスムーズに進むようになりますね！
<span class="mark-yellow">作成したフォームに回答があると、その内容がトリガーとなりGoogleカレンダーの予定をAIが分析し、スケジュール管理を自動化する</span>ことも可能です。
問い合わせや申し込みといったアクションに応じたスケジュール調整を自動で行い、スピーディーで的確な対応を実現できます。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Gmailで特定の予定に関するメールを受信した際に、Googleカレンダーの予定情報を基にAIがスケジュール管理を行うフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはGoogleカレンダーとGmailマイアプリ登録を行います。
最初にGoogleカレンダーのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓でGoogleカレンダーを検索して、アイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、一番下の赤枠の「 Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleアカウントにログインします。
次にYoomと連携したいGoogleアカウントを選択します。
「次へ」をクリックして、ログインを完了させてください。
以上で、Googleカレンダーのマイアプリ登録は完了です！
先ほどと同様に、「新規接続」をクリックしましょう。
アプリの一覧の検索窓からGmailを検索し、アイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら下部の「 Sign in with Google」をクリックします。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしましょう。
以上で「Gmail」のマイアプリを登録完了です！
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーします。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
ここでは、メールの内容をチェックするタイミング（＝起動間隔）を設定します。
「トリガー起動間隔」は、プルダウンメニューから選んでください。タイミングは5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は「5分」を選びました。
ラベルを候補から選びましょう。
指定したラベルのメールを受信したら、トリガーが起動します。
そのため、専用のラベルを作成してもいいかもしれませんね！
設定ができたら、指定したラベルでメールを受信してから「テスト」を行ってください。
テストが成功したら、取得した値を確認します。
ここで取得した値を引用して、この先のフローボットを完成させます。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「予定の一覧を取得する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認し、次へ進みます。
次は、カレンダーの情報を読み取るための設定です。「カレンダーID」は候補の中から選んでください。
取得する期間の開始日時を日付から入力してください。日付の入力形式は「2025-05-01」です。
今回は今月初日からに設定しました！
続いて、取得する期間の終了日時です。
開始日時同様の設定で、今回は「今月末日」に設定しました。
これで、取得する期間を今月中に設定しました。この部分は、用途に応じて自由に設定できます！
タイムゾーンを入力してください。
設定ができたら、テストを行ってください。
取得した値を確認しましょう！
「保存する」をクリックしてください。
次は「テキストを生成する」をクリックしてください。
アクションをプルダウンから選択しましょう
今回は「1,000文字以内」を選択しました。
文字数で選択してみてくださいね！
アクションを設定したら、次に進んで下さい。
続いて、詳細を設定していきます。
プロンプトは以下設定例を参考に入力してください。
本文に反映させる項目は取得した値から選択できます。固定のプロンプトは手入力しましょう。
予定の開始日時リストには、予定開始日時の一覧、予定の終了日時リストには、予定終了日時の一覧を選択してください。
プロンプトの注意事項として入力しているのは以下内容です。
出力したい言語がある場合は以下入力欄に入力してください。
設定ができたら、テストを行います。
テストが成功したら、以下の取得した値を確認してください。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
【注意事項】
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。期間中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
次は「分岐設定 適合する日程の有無」をクリックしてください。
分岐条件を指定します。
本文と適合する日程とそれ以外で分岐させます。
分岐条件は以下のように設定します。
今回は、メールから適合する日程を抽出した生成結果の値と等しいものとそれ以外を分岐条件にしました！
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
以下のように分岐されました！適合する日程とそれ以外です。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックです。
アクション選択を行います。
プルダウンから選択しましょう。
今回は「3,500文字以内のデータからテキストを抽出」を選択しました！
選択後、次に進んで下さい。
詳細設定を行います。
対象のテキストに取得した値から「生成結果」を選択して入力してください。
抽出したい事項を設定します。
開始時間と終了時間を入力しましょう。
抽出の際に指示を指定したい場合は以下に入力を行ってください。
テストを行いましょう。
取得した値を確認してください。
会議の開始時間と終了時間が抽出できていればOKです！
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に「予定を作成」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
次に、Googleカレンダーに予定を登録するための準備を行います。
予定のタイトルを入力します。取得した値を使用することもできます。
予定の開始日時は、取得した値から開始時間を選択してください。
予定の終了日時は、取得した値から終了時間を選択してください。
予定の説明には、メールの本文を入れておきましょう。取得した値から「本文」を入力してください。
続いて、タイムゾーンを入力します。
すべて設定ができたら、テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認してください。
「保存する」をクリックして、次に進みます。
Googleカレンダーに予定が正しく反映されていれば、設定は完了です！
次に「メールを送る」をクリックです。
メールで提案してもらった日程が空いていなかった場合にメールを送る設定です。
メールの設定を行います。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールします。
まずは「To」の設定です。
送信したい相手のメールアドレスを入力しましょう。
返信をする形でお送りしたいので、取得した値からFROMのメールアドレスを設定します。
次に件名を設定します。設定例を参考に入力してください。
本文は、設定例を参考に入力してください。
件名と本文は取得した値から入力しましょう。
設定後、次に進みます。
続いて、メール送信のテストを行います。
メールの内容を確認して、テストを行ってください。
以下のテスト成功画面を確認したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
実際にメールが届いているかも確認してみましょう！
これで全ての設定が完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックです。
GoogleフォームやZoho Formsなどから取得した情報をもとに、Googleカレンダーで予定を確認し、AIが自動で日程調整を行うテンプレートをご紹介します。
調整後の候補はGmailでの送信やSlackへの通知にも対応しており、確認や返信の手間を大幅に削減できます。メールやフォーム対応の煩雑さに悩んでいる方には、特におすすめの自動化です。
カレンダーアプリとAIを連携させ、スケジュール管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">日々発生する予定の調整や確認といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の効率を大幅に向上させることができます。
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これにより、創造的で重要なタスクに集中できる時間を確保でき、ビジネス全体の生産性向上にも貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAIによるスケジュール管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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