Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する

■概要

Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
• Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
• 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
• 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
5. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
6. 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
7. その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
8. 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
• AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
• 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
• Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。