フォームで回答があったら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する

■概要

フォームへの回答があるたびにGoogleカレンダーを確認し、手動でスケジュール調整を行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に複数の予定が錯綜する状況では、ダブルブッキングなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Googleカレンダーの空き状況をAIが判断します。
さらに、条件に応じてスケジュール調整から通知までを自動的に行うため、手作業の削減によるミスの抑制が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後のスケジュール調整業務に多くの時間を費やしている方
• GoogleカレンダーとAIを活用して、手作業による日程調整のミスを減らしたいと考えている方
• ルーティン化しているスケジュール管理業務を自動化し、その他の業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からGoogleカレンダーへの予定登録、関係者への通知までが自動化されるため、手作業によるスケジュール調整の時間を短縮できます。
• AIが空き時間を考慮して予定を作成するため、手作業によるダブルブッキングや調整ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーとしてフォームトリガー機能を設定し、指定したフォームに新しい回答が送信された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存のスケジュール情報を収集します。
4. 続いて、AI機能「テキストを生成する」で、適切なスケジュール案や関連情報を生成します。
5. その後、「分岐機能」で、特定の条件で後続の処理を分けられるように設定します。
6. 分岐先の設定で「テキストからデータを抽出する」アクションを使い、Googleカレンダーへの予定登録に必要な具体的な情報を抜き出します。
7. 抽出した先のオペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、新しい予定をカレンダーに自動で登録します。
8. 最後に、もう一つの分岐先のアクションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ予定の詳細や確認依頼のメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、運用に合わせたフォームを任意に作成できます。
• 分岐機能では、どのような条件（例えば、特定の曜日や時間帯、参加者の回答内容など）で処理を分岐させるか、運用に合わせて任意に設定や追加が可能です。
• AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際には、前段のステップ（フォームの回答内容やGoogleカレンダーから取得した予定情報など）で取得した内容を変数として埋め込むことで、より動的でパーソナライズされた処理が実現できます。
• 「予定を作成する」では、前段のステップで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
• Gmailでの通知は、固定のテキストを入力したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。