Gmailで日程調整メールを受信したら、返信内容をAIで作成しSlackに通知する
Gmailで日程調整メールを受信したら、返信内容をAIで作成しSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
取引先や候補者との日程調整メールの対応に追われ、本来の業務に集中できていないと感じることはありませんか？一件ずつカレンダーを確認し、返信文を作成するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日程調整メールを受信した際に、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて返信内容を自動で作成し、Slackへ通知するため、メール返信の手間を削減し、スムーズな日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日々多くの日程調整メールに対応しており、返信作業の自動化を検討している方
- GoogleカレンダーとGmail、Slackを主に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
- AIを活用して定型的なメール返信業務を効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、AIが返信文案を自動作成するため、日程調整にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による候補日の確認ミスや、メールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズなやり取りを支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションのAI機能で、受信したメール本文から相手の希望日時などの情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーから指定した期間の予定一覧を取得し、自身の空き時間を確認します。
- 分岐機能を使い、相手の希望日時に予定が空いているかどうかを判定します。
- 【空いている場合】Googleカレンダーに予定を作成し、承諾する旨の返信文案をAIで生成後、Slackに通知します。
- 【空いていない場合】別日程を提案する返信文案をAIで生成し、その内容をSlackに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、「日程調整」や「打ち合わせ」など、検知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AIのテキスト抽出機能では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、希望日時など）を自由に設定できます。
- AIのテキスト生成機能では、Slackに通知する返信文案を作成するためのプロンプト（指示文）を、自社の文体に合わせてカスタマイズしてください。
- Googleカレンダーで空き時間を取得する際に、対象とするカレンダーIDや、予定を確認する期間を任意で指定できます。
- 分岐機能では、取得した情報をもとに「予定が重複しているか」などの条件を自由に設定可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルやメンション先、メッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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予定が作成されたら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を作成（非推奨）
予定の詳細を取得
カレンダーの共有設定を変更
カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
カレンダーリストから指定のカレンダーを削除
予定を更新（非推奨）
予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を削除
終日予定を作成（非推奨）
GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）
GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）
予定を更新
予定の一覧を取得する
予定を作成（終日）
GoogleMeetなしの予定を作成
予定を作成
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フローボットトリガー
予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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