Zoho Formsから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信する
Zoho Formsから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Zoho Forms
を自動連携できます。
■概要
Zoho Formsで受け付けたアポイント依頼の後、Googleカレンダーを確認して候補日時を抽出し、メールを作成して返信する一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、Googleカレンダーの空き時間をAIが自動で分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信するプロセスを自動化でき、迅速で正確な日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsを活用したアポイント調整に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使った手動の日程調整に、非効率を感じている方
- AIを業務に取り入れ、顧客へのレスポンス速度を改善したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から候補日時のメール送信までが自動化され、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- カレンダーの確認ミスや候補日の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なスケジュール調整の実施に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定を元に候補日時を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を含むメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーから予定を取得する際、対象となるカレンダーIDや、空き時間を検索する期間の開始日時・終了日時などを任意で設定できます。
- AIによるテキスト生成では、取得したGoogleカレンダーの情報などを変数として活用し、自社の案内に合わせた候補日時の提示方法など、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールは、宛先や本文などを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定の方法は「Zoho FormsのWebhook設定方法」をご参照ください。
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