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企業の財務状況を正確に把握し、迅速な意思決定を行うためには、財務諸表の適切な管理と分析が不可欠です。
しかし「毎月大量の財務諸表を手作業で入力するのが大変…」
「紙やPDFで受け取った財務データをシステムに入力する際にミスが起こりやすい…」といった課題を抱えていませんか？
このような手作業によるデータ入力や転記作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。もし、<span class="mark-yellow">格納された財務諸表をAIで読み取り、データベースに直接記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、財務データの入力・整理にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な分析業務や経営判断に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して財務業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">財務データをAIで自動で読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で発生する財務諸表の取り扱いをYoomで効率化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
格納された財務諸表を自動でデータ化して様々なツールに記録することで、手入力の手間やミスを削減し、迅速なデータ活用を実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveにアップロードされた財務諸表をAIが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録する</span>ことが可能です。
手動でのデータ入力作業から解放され、常に最新の財務情報を一元管理できます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け取った財務諸表をAIが自動で読み取り、その内容をNotionのようなデータベースに自動で追加</span>できます。
データ収集から整理までのプロセスを大幅に効率化し、迅速な情報活用をサポートするはずです。
<span class="mark-yellow">Outlookで受信した添付の財務諸表をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelなどにデータを整理して記録</span>します。
メールからの情報抽出と転記の手間を削減し、重要な財務情報を確実かつスピーディに処理できます！
それではここから代表的な例として、Google Driveに財務諸表ファイルが格納された際に、AIでその内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle DriveとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
続いてGoogle Driveと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
続いてGoogle スプレッドシートと連携します。
先ほどと同様、アプリ名で検索しログインを進めてください。
Google Drive・Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGoogle Driveの指定したフォルダに以下のような財務諸表をアップロードします。
フローボットに戻り、テストします。
ここで取得したアウトプットを、後のアクション設定時に利用します。
続いてGoogle Driveにアップロードされたファイルをダウンロードするため「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらはデフォルトで設定されているので、変更せずテストします。
アウトプットにファイルが取得できたら保存しましょう。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
今回は赤で囲った部分を読み取りたいと思います。
次に進み、必須項目を設定します。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
データベースの連携を行ないます。
次に進み、追加するレコードの値を下記のようにアウトプットから設定しましょう。
※トリガーから取得した項目は固定値ではなく、アウトプットから選択してください。
固定値で設定してしまうと、毎回それが追加されてしまうためです。
設定が完了したらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートに追加されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に追加されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Google Driveに財務諸表が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Google Driveに財務諸表が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」方法でした。
AIを活用することで、財務データの収集・整理・記録といった業務も自動化できるようになります。日々の経理処理や報告作業の効率化に役立つ活用例をご紹介します。
SlackやGmailで受信したPDF形式の財務レポートをAIが自動で解析し、異常値や売上・支出のトレンドなどを抽出した上で、Microsoft TeamsやDiscordといったチャットツールに通知することができます。
この記事では、「財務データをAIで読み取って活用する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google Driveに格納された財務諸表をAIで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録したり、GoogleフォームやOutlook経由のレポートを解析してデータベースに反映したりと、日々の経理業務を効率化する実践的な方法を解説しました。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した財務データの読み取り以外にも、さまざまな業務を支援するテンプレートが多数用意されています。</span>ファイルの整理、トレンドの検出、関係者への通知など、業務に合わせた柔軟な自動化が可能です。
「財務情報の入力が煩雑」「確認作業に時間をかけたくない」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを使って、財務業務の自動化に取り組んでみてください。すぐにその効果を実感できますよ！
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