Googleフォームで財務諸表が送信されたら、AI OCRで内容を読み取りNotionに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った財務諸表の情報を、手作業でNotionに転記する際に手間を感じたり、入力ミスが気になったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの財務諸表の送信をきっかけに、AI OCRが自動で内容を読み取り、Notionのデータベースへ情報を追加するため、こうした手入力の課題をスムーズに解消し、業務の効率化を進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受領した財務諸表のデータを手作業でNotionに入力している経理・財務担当者の方
• AI OCRを活用して財務諸表の読み取りとデータ入力を自動化し、業務時間を短縮したいと考えている方
• 財務諸表のような重要データの入力におけるヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに財務諸表が送信されると、AI OCRによる読み取りからNotionへの追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータ転記や入力が不要になることで、数値の打ち間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定のGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された財務諸表ファイル（PDFや画像など）をYoom内に取り込みます。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な財務情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能によって抽出された財務情報を指定のNotionデータベースへ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定において、フローボットが新しいフォーム回答をチェックする起動間隔を、業務の頻度や緊急度に合わせて任意で設定することが可能です。
• OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、読み取り対象となる財務諸表のレイアウトや文字の特性、求める精度に応じて、任意で選択し設定することができます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。