Google Driveに財務諸表が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

財務諸表がGoogle Driveに格納されるたびに、内容を確認しGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に毎月、毎週のように発生する業務の場合、その確認と入力作業に多くの時間を費やし、他の重要な業務への着手を妨げていることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへの財務諸表格納をトリガーに、AI OCRが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した財務諸表の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している経理担当者の方
• AI OCRを活用して書類からのデータ抽出を自動化し、入力業務の効率化を目指している情報システム部門の方
• 財務データの集計や分析を迅速に行いたいと考えている経営企画部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までを自動化し、手作業によるデータ入力時間を削減できます。
• AI OCRによる自動読み取りと転記により、手作業で発生しがちな入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した財務諸表ファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、財務諸表が格納される特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取る文字数や書類の種類に応じて最適なAIを選択し、抽出したい項目や書類の言語を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。