■概要
Outlookで受信する財務諸表メールの処理、特に内容をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか？
手作業による入力は時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された財務諸表をAI OCRが自動で読み取りMicrosoft Excelへデータを追加するため、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで財務諸表メールを日常的に受信し、手作業でデータ処理を行っている経理担当者の方
- Microsoft Excelでの財務データ管理において、入力作業の自動化と効率化を目指している方
- AI OCR技術を利用して、書類からのデータ抽出作業を自動化し業務改善を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで財務諸表メールを受信すると、AI OCRが自動で内容を読み取りMicrosoft Excelへ追加するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを抑制し、データの信頼性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件（差出人、件名など）に合致するメールを検知するようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信メールに添付されたファイル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象となる財務諸表ファイルをYoomがアクセスできる領域へ保存します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能によって抽出されたデータを指定のMicrosoft Excelファイル内の所定の場所へ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを受信したら」トリガーでは、特定のメールフォルダIDを指定することで、監視するフォルダを限定することが可能です。また、特定の差出人アドレスやメールの件名に含まれるキーワードなどを設定し、処理対象となるメールをより詳細に絞り込めます。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取る文字数の上限を設定したり、財務諸表の中から特に抽出したい項目（例えば、売上高、営業利益、日付など）を指定したり、利用するAIモデルや読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で選択し、設定することが可能です。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のMicrosoft Excelファイル、シート名、そしてOCR機能で抽出した各データをどの列に対応させて追加するかを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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