Boxに格納されたCSVファイルからデータを抽出しMicrosoft Excelに追加する

■概要

Boxに保存されたCSVファイルの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。このような定型的なデータ入力作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにCSVファイルがアップロードされるだけで、ファイル内のデータを自動で抽出しMicrosoft Excelにレコードを追加でき、手作業によるデータ入力業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを用いて、日常的にデータ管理を行っている方
• CSVファイルからのデータ転記作業を自動化し、作業時間を短縮したい方
• 手作業による入力ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたCSVファイルを取得します。
4. 続いて、AI機能の「CSVを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルから必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のExcelファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください。
• AI機能の「CSVを操作する」オペレーションでは、ファイル内のどの列のデータを抽出するかなど、処理内容を任意でカスタムしてください。
• Microsoft Excelのオペレーションでは、どのExcelファイルのどの列にデータを追加するか、前段のオペレーションで取得した値を埋め込む形で設定してください。

■注意事項

• BoxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。