フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Gmailで送信する
フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Gmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
を自動連携できます。
■概要
フォームから送信されたCSVファイルの内容を確認し、特定の条件でデータを抽出、加工してから関係者にメールで共有する、といった作業は定期的に発生するものの、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへのCSVファイル送信をトリガーに、ファイルの加工からGmailでの送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったCSVデータを手作業で加工・送信しており、手間を感じている方
- 定期的なデータ共有作業における、抽出ミスや送信漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- CSVファイルの加工からGmailでのメール送信までの一連の業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点にCSVファイルの加工とメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの抽出ミスや、宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「CSVファイル送信フォーム」を設定します。
- 次に、オペレーションで「CSVを操作する」を選択し、フォームから受け取ったCSVファイルに対して特定の条件でデータを抽出・加工する設定を行います。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたCSVファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、CSVファイルと合わせて受け取りたい情報（氏名、日付など）を質問項目として任意に追加・編集することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、実際の運用に合わせて宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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