「重要なファイルが共有されたのに、他の通知に埋もれて気づくのが遅れてしまった…」「新しい資料がアップロードされたか、いちいち確認しにいくのが面倒…」
もし、これらのアプリケーションで何か動きがあった際に、自動的にGmailで必要な情報が通知できれば 、大切な情報を見逃すことなく、迅速なアクションに繋げることができ、結果としてより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の情報収集をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsで特定の添付ファイルを受信した際にGmailへ自動で通知を送る業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、次々と流れてくるメッセージの中で重要な添付ファイルを見落としてしまうことはありませんか？また、後からファイルを探すのに手間がかかるケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに添付ファイル付きのメッセージが投稿された際、自動でGmailに通知を送信し、ファイルの見落とし防止や管理工数の削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのファイル共有が多く、重要な添付ファイルの見落としを防ぎたい方 チャネルで共有されたファイルを個別にメールで管理しており、その手間を削減したいと考えている方 手作業によるファイルの転送や通知連絡を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのチャネルを常に監視する必要がなくなり、ファイル共有の確認・通知にかかっていた時間を削減できます。 自動でGmailに通知が送られるため、重要な添付ファイルの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付ファイルを取得します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先へ送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルID、フローボットの起動間隔を任意で設定してください。 分岐設定では、Yoomのアウトプット（動的変数）を利用して、添付ファイルの有無以外にも特定の条件で処理を分岐させることが可能です。 Microsoft SharePointの設定では、ファイルの保存先であるサイトIDやドライブIDを指定し、Yoomのアウトプットを利用してダウンロード対象のアイテムIDを設定してください。 Gmailの設定では、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Microsoft Teamsのメッセージ内容などのアウトプットを組み込み、柔軟な通知内容を作成できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailと各種アプリを連携する自動化の方法
様々なアプリケーションのトリガーから通知業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、複数のアプリを見る手間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを低減できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
チャットツールの情報をGmailで自動通知する
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信した際に、その情報がGmailより自動的に指定したメールアドレスに通知されるテンプレートです。
他のメッセージに重要なファイルが埋もれて見逃すリスクを解消し、大切なファイルの見逃しを防ぎます。
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、次々と流れてくるメッセージの中で重要な添付ファイルを見落としてしまうことはありませんか？また、後からファイルを探すのに手間がかかるケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに添付ファイル付きのメッセージが投稿された際、自動でGmailに通知を送信し、ファイルの見落とし防止や管理工数の削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのファイル共有が多く、重要な添付ファイルの見落としを防ぎたい方 チャネルで共有されたファイルを個別にメールで管理しており、その手間を削減したいと考えている方 手作業によるファイルの転送や通知連絡を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのチャネルを常に監視する必要がなくなり、ファイル共有の確認・通知にかかっていた時間を削減できます。 自動でGmailに通知が送られるため、重要な添付ファイルの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付ファイルを取得します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先へ送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルID、フローボットの起動間隔を任意で設定してください。 分岐設定では、Yoomのアウトプット（動的変数）を利用して、添付ファイルの有無以外にも特定の条件で処理を分岐させることが可能です。 Microsoft SharePointの設定では、ファイルの保存先であるサイトIDやドライブIDを指定し、Yoomのアウトプットを利用してダウンロード対象のアイテムIDを設定してください。 Gmailの設定では、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Microsoft Teamsのメッセージ内容などのアウトプットを組み込み、柔軟な通知内容を作成できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスの情報をGmailで自動通知する
Google Driveのファイルが更新されたら、Gmailで通知する フローです。
このテンプレートを使えば何度も確認する手間をなくせるので、ファイルの最新情報にすぐに気づけます。
Google Driveでファイルが更新されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
チームでのファイル共有にGoogle Driveを活用する中で、重要なファイルの更新に気づくのが遅れたり、関係者への共有が漏れたりすることはありませんか。手動での確認や連絡は手間がかかり、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のファイルが更新された際に、指定した宛先にGmailで自動通知を送ることができ、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで複数人とファイルを共有し、更新状況の確認に手間取っている方 重要なファイルの更新を見逃さず、関係者に迅速に共有したいプロジェクト管理者の方 手動での確認や通知作業をなくし、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveのファイル更新を自動で検知しGmailで通知するため、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 これまで手作業で行っていた更新確認や関係者への連絡が自動化され、作業時間を短縮し、本来のコア業務に集中できるようになります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にファイルの更新内容を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、通知の対象としたい特定のフォルダIDやファイル名、またフローボットの起動間隔を任意に設定してください。 分岐機能の設定では、トリガーで取得したファイル情報などのアウトプットを用いて、通知を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です。 Gmailで送信するメールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や更新日時などを組み込んで動的に作成できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
データベースの情報をGmailで自動通知する
Airtableに新しいレコードが登録されたら、その内容を自動であなたのGmailに通知するテンプレート です。
新しい問い合わせや重要なデータ登録にすぐに気づけるため、迅速な一次対応や社内連携が可能に。
Airtableでレコードが登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方 Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方 AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableにレコードが登録されると、設定した内容でGmail通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成業務の時間を短縮できます。 手動での情報伝達の際に発生しがちな、通知内容の誤りや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。この際、対象のベースやテーブルを指定します。 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先、件名、本文にAirtableで取得した情報を活用して通知内容を構成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Airtableの「レコードが登録されたら」トリガーでは、通知の起点となるベースID、テーブルID、そしてレコードの作成日時を識別するための「Created Time」にあたるフィールド名を任意で設定してください。 Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文を具体的に設定できます。本文には、前のステップであるAirtableのトリガーから取得したレコードIDやその他のフィールド値を動的に挿入し、通知内容を充実させることが可能です。 ■注意事項
Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの添付ファイル受信を、Gmailで自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに添付ファイルが共有された際、その情報をGmailで自動通知するフローを解説していきます！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft Teams・Microsoft SharePoint・Gmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定とMicrosoft SharePoint・Gmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、次々と流れてくるメッセージの中で重要な添付ファイルを見落としてしまうことはありませんか？また、後からファイルを探すのに手間がかかるケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに添付ファイル付きのメッセージが投稿された際、自動でGmailに通知を送信し、ファイルの見落とし防止や管理工数の削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのファイル共有が多く、重要な添付ファイルの見落としを防ぎたい方 チャネルで共有されたファイルを個別にメールで管理しており、その手間を削減したいと考えている方 手作業によるファイルの転送や通知連絡を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのチャネルを常に監視する必要がなくなり、ファイル共有の確認・通知にかかっていた時間を削減できます。 自動でGmailに通知が送られるため、重要な添付ファイルの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付ファイルを取得します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先へ送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルID、フローボットの起動間隔を任意で設定してください。 分岐設定では、Yoomのアウトプット（動的変数）を利用して、添付ファイルの有無以外にも特定の条件で処理を分岐させることが可能です。 Microsoft SharePointの設定では、ファイルの保存先であるサイトIDやドライブIDを指定し、Yoomのアウトプットを利用してダウンロード対象のアイテムIDを設定してください。 Gmailの設定では、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Microsoft Teamsのメッセージ内容などのアウトプットを組み込み、柔軟な通知内容を作成できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft TeamsとMicrosoft SharePoint、Gmailのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録します。
1．Microsoft Teamsのマイアプリ登録
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
2．Microsoft SharePoint
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、先ほどと同様に今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
3．Gmailマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
マイアプリにGmailが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、次々と流れてくるメッセージの中で重要な添付ファイルを見落としてしまうことはありませんか？また、後からファイルを探すのに手間がかかるケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに添付ファイル付きのメッセージが投稿された際、自動でGmailに通知を送信し、ファイルの見落とし防止や管理工数の削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのファイル共有が多く、重要な添付ファイルの見落としを防ぎたい方 チャネルで共有されたファイルを個別にメールで管理しており、その手間を削減したいと考えている方 手作業によるファイルの転送や通知連絡を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのチャネルを常に監視する必要がなくなり、ファイル共有の確認・通知にかかっていた時間を削減できます。 自動でGmailに通知が送られるため、重要な添付ファイルの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付ファイルを取得します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先へ送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルID、フローボットの起動間隔を任意で設定してください。 分岐設定では、Yoomのアウトプット（動的変数）を利用して、添付ファイルの有無以外にも特定の条件で処理を分岐させることが可能です。 Microsoft SharePointの設定では、ファイルの保存先であるサイトIDやドライブIDを指定し、Yoomのアウトプットを利用してダウンロード対象のアイテムIDを設定してください。 Gmailの設定では、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Microsoft Teamsのメッセージ内容などのアウトプットを組み込み、柔軟な通知内容を作成できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるMicrosoft Teamsにメッセージの受信設定
Microsoft Teamsにメッセージが送信されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、入力を行い設定を進めましょう。
※ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように、下に表示される候補から選択しましょう。
入力後、対象のMicrosoft Teams宛に下記のような添付ファイル付きのテストメッセージを送信します。
フローボットに戻り、「テスト」をクリックしましょう！
※アウトプットに関して、詳しくはこちら をご確認ください。
「保存する」をクリックするのを忘れずに。
ステップ4：コマンドオペレーションの確認
添付ファイルを受信したら次のステップへ進むように設定されているため、確認してみましょう。コマンドオペレーション
以下の画面が表示されるので、内容を確認します。
メッセージに添付ファイルがあった場合、ファイルIDを取得するよう設定されています。
次のステップに進むには、添付ファイルがあることが条件となるよう設定されています。
ステップ5：添付ファイルをMicrosoft SharePointからダウンロードする
Microsoft SharePointから添付ファイルをダウンロードするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
サイトIDは以下のように表示される候補から、Microsoft SharePoint内にあるMicrosoft TeamsのチームIDと同じサイトを選択してください。
アイテムIDは取得した値から、Microsoft Teamsで受信したファイルIDをクリックします。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft SharePointからファイルがダウンロードできているか確認しましょう。
ステップ6：Gmailで送信する
最後にGmailで添付ファイルを送信するための設定を行いましょう。
メールの設定が表示されるので、連携するGmailのアカウントを確認しましょう。
メールの内容を設定していきましょう。
Fromは空欄だと、連携したGmailのメールアドレスから送信されます。
Toは送信したいメールアドレスを入力します。
CC、BCC、差出人の名前は必要であれば設定してください。
件名と本文を入力しましょう。
添付ファイルには、Microsoft SharePointからダウンロードしたファイルが添付されるよう設定されています。
「次へ」をクリックします。
送信内容画面が表示されるので、確認後に「テスト」をクリックしましょう。
メールが届いているか確認しましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Gmailを活用した便利な自動化例
Gmailを使った自動化は、今回ご紹介したもの以外にも様々な業務に応用できます。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
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■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方 ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。 フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
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■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方 Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。 ■注意事項
ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
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■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方 メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方 メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
日常的に利用する様々なアプリケーションとGmailを連携し、通知を自動化することで、これまで各アプリを個別に確認していた手間や、重要な情報を見逃してしまうリスクを大幅に削減できます。
これにより、担当者は情報収集の負担から解放され、本来注力すべき業務に時間を割けるようになり、全体の業務効率向上に繋がるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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