「重要なファイルが共有されたのに、他の通知に埋もれて気づくのが遅れてしまった…」「新しい資料がアップロードされたか、いちいち確認しにいくのが面倒…」
このように、普段業務で利用している様々なアプリケーションの更新情報を追いかけるのに、手間や課題を感じていませんか？
もし、これらのアプリケーションで何か動きがあった際に、自動的にGmailで必要な情報が通知できれば、大切な情報を見逃すことなく、迅速なアクションに繋げることができ、結果としてより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の情報収集をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsで特定の添付ファイルを受信した際にGmailへ自動で通知を送る業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailに通知する」フローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にGmailへ通知する業務ワークフローです。これにより、重要なファイルの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用しているが、ファイル通知を効率化したい方
・チーム内での情報共有を見逃さずに管理したい管理者の方
・Gmailを活用して業務連絡を一元化したいビジネスパーソン
・手動での通知作業に時間を取られている担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailと各種アプリを連携する自動化の方法
様々なアプリケーションのトリガーから通知業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、複数のアプリを見る手間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを低減できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
チャットツールの情報をGmailで自動通知する
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信した際に、その情報がGmailより自動的に指定したメールアドレスに通知されるテンプレートです。
他のメッセージに重要なファイルが埋もれて見逃すリスクを解消し、大切なファイルの見逃しを防ぎます。
これにより、迅速な内容確認や対応が可能になるはずです。
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailに通知する」フローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にGmailへ通知する業務ワークフローです。これにより、重要なファイルの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用しているが、ファイル通知を効率化したい方
・チーム内での情報共有を見逃さずに管理したい管理者の方
・Gmailを活用して業務連絡を一元化したいビジネスパーソン
・手動での通知作業に時間を取られている担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスの情報をGmailで自動通知する
Google Driveのファイルが更新されたら、Gmailで通知するフローです。
このテンプレートを使えば何度も確認する手間をなくせるので、ファイルの最新情報にすぐに気づけます。
共同作業の効率を高め、常に最新の情報に基づいた迅速な確認・対応が可能に。情報収集を効率化しましょう。
Google Driveでファイルが更新されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Google Driveでファイルが更新されたら、Gmailに通知する」フローは、Google Drive内のファイル変更を検知し、Gmailで関係者に自動通知する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、更新状況を素早く把握できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に利用し、ファイルの更新情報を迅速に共有したい方
・チームメンバーやクライアントに対して、最新のファイル状況を自動で通知したいプロジェクトマネージャーの方
・手動での更新確認作業に時間を取られ、業務の効率化を図りたいビジネスユーザーの方
・Yoomを活用して、日常業務のワークフロー自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
データベースの情報をGmailで自動通知する
Airtableに新しいレコードが登録されたら、その内容を自動であなたのGmailに通知するテンプレートです。
新しい問い合わせや重要なデータ登録にすぐに気づけるため、迅速な一次対応や社内連携が可能に。
情報を見逃さず、対応遅れを防いでビジネス機会を逃しません。
Airtableでレコードが登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。
特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
・Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
・AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの添付ファイル受信を、Gmailで自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに添付ファイルが共有された際、その情報をGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft Teams・Microsoft SharePoint・Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定とMicrosoft SharePoint・Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailに通知する」フローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にGmailへ通知する業務ワークフローです。これにより、重要なファイルの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用しているが、ファイル通知を効率化したい方
・チーム内での情報共有を見逃さずに管理したい管理者の方
・Gmailを活用して業務連絡を一元化したいビジネスパーソン
・手動での通知作業に時間を取られている担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft TeamsとMicrosoft SharePoint、Gmailのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリ登録を行っておくと、今後の設定がスムーズになります。
1．Microsoft Teamsのマイアプリ登録
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
2．Microsoft SharePoint
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、先ほどと同様に今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
3．Gmailマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
マイアプリ登録が完了したら次のステップに進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailに通知する」フローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にGmailへ通知する業務ワークフローです。これにより、重要なファイルの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用しているが、ファイル通知を効率化したい方
・チーム内での情報共有を見逃さずに管理したい管理者の方
・Gmailを活用して業務連絡を一元化したいビジネスパーソン
・手動での通知作業に時間を取られている担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるMicrosoft Teamsにメッセージの受信設定
Microsoft Teamsにメッセージが送信されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、入力を行い設定を進めましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように、下に表示される候補から選択しましょう。
入力後、対象のMicrosoft Teams宛に下記のような添付ファイル付きのテストメッセージを送信します。
フローボットに戻り、「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメッセージの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックするのを忘れずに。
ステップ4：コマンドオペレーションの確認
添付ファイルを受信したら次のステップへ進むように設定されているため、確認してみましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、内容を確認します。
メッセージに添付ファイルがあった場合、ファイルIDを取得するよう設定されています。
次のステップに進むには、添付ファイルがあることが条件となるよう設定されています。
確認ができたら「保存する」で次の設定に進みましょう。
ステップ5：添付ファイルをMicrosoft SharePointからダウンロードする
Microsoft SharePointから添付ファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
サイトIDは以下のように表示される候補から、Microsoft SharePoint内にあるMicrosoft TeamsのチームIDと同じサイトを選択してください。
アイテムIDは取得した値から、Microsoft Teamsで受信したファイルIDをクリックします。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft SharePointからファイルがダウンロードできているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
ステップ6：Gmailで送信する
最後にGmailで添付ファイルを送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
メールの設定が表示されるので、連携するGmailのアカウントを確認しましょう。
メールの内容を設定していきましょう。
- Fromは空欄だと、連携したGmailのメールアドレスから送信されます。
指定したい場合、入力しましょう。
- Toは送信したいメールアドレスを入力します。
- CC、BCC、差出人の名前は必要であれば設定してください。
件名と本文を入力しましょう。
今回、件名と本文にはMicrosoft Teamsの添付ファイルであることを入力しました。
添付ファイルには、Microsoft SharePointからダウンロードしたファイルが添付されるよう設定されています。
「次へ」をクリックします。
送信内容画面が表示されるので、確認後に「テスト」をクリックしましょう。
メールが届いているか確認しましょう。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Gmailを活用した便利な自動化例
Gmailを使った自動化は、今回ご紹介したもの以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
日常的に利用する様々なアプリケーションとGmailを連携し、通知を自動化することで、これまで各アプリを個別に確認していた手間や、重要な情報を見逃してしまうリスクを大幅に削減できます。
これにより、担当者は情報収集の負担から解放され、本来注力すべき業務に時間を割けるようになり、全体の業務効率向上に繋がるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしこのような自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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