【ノーコードで実現】各種アプリの更新をGmailで自動通知する方法

ストレージサービスの情報をGmailで自動通知する

<span class="mark-yellow">Google Driveのファイルが更新されたら、Gmailで通知する</span>フローです。

このテンプレートを使えば何度も確認する手間をなくせるので、ファイルの最新情報にすぐに気づけます。
共同作業の効率を高め、常に最新の情報に基づいた迅速な確認・対応が可能に。情報収集を効率化しましょう。

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データベースの情報をGmailで自動通知する

<span class="mark-yellow">Airtableに新しいレコードが登録されたら、その内容を自動であなたのGmailに通知するテンプレート</span>です。

新しい問い合わせや重要なデータ登録にすぐに気づけるため、迅速な一次対応や社内連携が可能に。
情報を見逃さず、対応遅れを防いでビジネス機会を逃しません。

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Microsoft Teamsの添付ファイル受信を、Gmailで自動通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに添付ファイルが共有された際、その情報をGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft Teams・Microsoft SharePoint・Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定とMicrosoft SharePoint・Gmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Microsoft TeamsとMicrosoft SharePoint、Gmailのマイアプリ連携

今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリ登録を行っておくと、今後の設定がスムーズになります。

1．Microsoft Teamsのマイアプリ登録

Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

 ※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

2．Microsoft SharePoint

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、先ほどと同様に今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。

3．Gmailマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

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マイアプリにGmailが表示されます。
マイアプリ登録が完了したら次のステップに進みましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるMicrosoft Teamsにメッセージの受信設定

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、入力を行い設定を進めましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

チームIDとチャネルIDは以下の画面のように、下に表示される候補から選択しましょう。

入力後、対象のMicrosoft Teams宛に下記のような添付ファイル付きのテストメッセージを送信します。

フローボットに戻り、「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメッセージの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。

※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

「保存する」をクリックするのを忘れずに。

ステップ4：コマンドオペレーションの確認

添付ファイルを受信したら次のステップへ進むように設定されているため、確認してみましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、内容を確認します。

メッセージに添付ファイルがあった場合、ファイルIDを取得するよう設定されています。

次のステップに進むには、添付ファイルがあることが条件となるよう設定されています。
確認ができたら「保存する」で次の設定に進みましょう。

ステップ5：添付ファイルをMicrosoft SharePointからダウンロードする

Microsoft SharePointから添付ファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

サイトIDは以下のように表示される候補から、Microsoft SharePoint内にあるMicrosoft TeamsのチームIDと同じサイトを選択してください。

アイテムIDは取得した値から、Microsoft Teamsで受信したファイルIDをクリックします。

入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft SharePointからファイルがダウンロードできているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。

ステップ6：Gmailで送信する

最後にGmailで添付ファイルを送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。

メールの設定が表示されるので、連携するGmailのアカウントを確認しましょう。

メールの内容を設定していきましょう。

• Fromは空欄だと、連携したGmailのメールアドレスから送信されます。
  指定したい場合、入力しましょう。
• Toは送信したいメールアドレスを入力します。
• CC、BCC、差出人の名前は必要であれば設定してください。
  

件名と本文を入力しましょう。
今回、件名と本文にはMicrosoft Teamsの添付ファイルであることを入力しました。

添付ファイルには、Microsoft SharePointからダウンロードしたファイルが添付されるよう設定されています。

「次へ」をクリックします。

送信内容画面が表示されるので、確認後に「テスト」をクリックしましょう。

メールが届いているか確認しましょう。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Gmailを活用した便利な自動化例

Gmailを使った自動化は、今回ご紹介したもの以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。

日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

日常的に利用する様々なアプリケーションとGmailを連携し、通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで各アプリを個別に確認していた手間や、重要な情報を見逃してしまうリスクを大幅に削減できます。</span>

これにより、担当者は情報収集の負担から解放され、本来注力すべき業務に時間を割けるようになり、全体の業務効率向上に繋がるでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしこのような自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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