■概要
チームでのファイル共有にGoogle Driveを活用する中で、重要なファイルの更新に気づくのが遅れたり、関係者への共有が漏れたりすることはありませんか。手動での確認や連絡は手間がかかり、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のファイルが更新された際に、指定した宛先にGmailで自動通知を送ることができ、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで複数人とファイルを共有し、更新状況の確認に手間取っている方
- 重要なファイルの更新を見逃さず、関係者に迅速に共有したいプロジェクト管理者の方
- 手動での確認や通知作業をなくし、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveのファイル更新を自動で検知しGmailで通知するため、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- これまで手作業で行っていた更新確認や関係者への連絡が自動化され、作業時間を短縮し、本来のコア業務に集中できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にファイルの更新内容を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、通知の対象としたい特定のフォルダIDやファイル名、またフローボットの起動間隔を任意に設定してください。
- 分岐機能の設定では、トリガーで取得したファイル情報などのアウトプットを用いて、通知を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や更新日時などを組み込んで動的に作成できます。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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