Microsoft Teamsで添付ファイルを受信したら、Gmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、次々と流れてくるメッセージの中で重要な添付ファイルを見落としてしまうことはありませんか？また、後からファイルを探すのに手間がかかるケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに添付ファイル付きのメッセージが投稿された際、自動でGmailに通知を送信し、ファイルの見落とし防止や管理工数の削減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのファイル共有が多く、重要な添付ファイルの見落としを防ぎたい方
• チャネルで共有されたファイルを個別にメールで管理しており、その手間を削減したいと考えている方
• 手作業によるファイルの転送や通知連絡を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのチャネルを常に監視する必要がなくなり、ファイル共有の確認・通知にかかっていた時間を削減できます。
• 自動でGmailに通知が送られるため、重要な添付ファイルの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付ファイルを取得します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先へ送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルID、フローボットの起動間隔を任意で設定してください。
• 分岐設定では、Yoomのアウトプット（動的変数）を利用して、添付ファイルの有無以外にも特定の条件で処理を分岐させることが可能です。
• Microsoft SharePointの設定では、ファイルの保存先であるサイトIDやドライブIDを指定し、Yoomのアウトプットを利用してダウンロード対象のアイテムIDを設定してください。
• Gmailの設定では、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Microsoft Teamsのメッセージ内容などのアウトプットを組み込み、柔軟な通知内容を作成できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。