「Googleコンタクトで連絡先グループを管理する際、定期的に内容を確認するのに手間を感じる…」
「Googleコンタクトの連絡先グループ情報を、チームへ効率的に共有したい…」
このように、Googleコンタクトの連絡先グループを手動で管理する作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Googleコンタクトの特定の連絡先グループの情報を定期的に一括で取得し、Slackなどのチャットツールに自動で通知できる仕組みがあれば、手作業による確認の手間を省き、チーム内で共有することが可能です！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleコンタクトの連絡先グループを一括で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を定期的に取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで連絡先グループを管理する際、定期的に内容を確認したり、チームに共有したりする作業を手間に感じていませんか。特に、複数のグループ情報を一括で取得したい場合、手作業では手間がかかり、確認漏れも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にGoogleコンタクトの連絡先グループ情報を一括取得し、Slackへ通知する仕組みを構築できるため、こうした確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトで顧客情報を管理し、定期的なリスト確認を手間に感じている営業担当者の方
- Googleコンタクトの連絡先グループ情報を一括取得し、チームへ効率的に共有したいと考えている方
- 定期的な連絡先情報の棚卸や更新作業の自動化を検討している情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動でGoogleコンタクトの連絡先グループを一括取得する作業が自動化され、定期的な確認業務にかかる時間を短縮できます
- 自動で情報を取得して通知するため、手作業による確認漏れや、関係者への情報共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、このワークフローを起動させたい日時を設定します
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先グループ一覧を取得」のアクションを設定します
- その後、オペレーションでAI機能を利用し、取得した連絡先グループ一覧をSlackに通知するためのメッセージ本文を作成するプロンプト（指示文）を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AI機能で生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます
- AI機能でSlackの通知文を生成する際、プロンプト（指示文）を自由に編集できます。定型文のほか、前段の操作で取得した情報を変数として含めることが可能です
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定できるほか、本文にGoogleコンタクトから取得した情報や生成情報を変数として埋め込むこともできます
■注意事項
- Googleコンタクト、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を定期的に取得して通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を定期的に取得し、その情報をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleコンタクト／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleコンタクトとSlackのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Googleコンタクトのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を定期的に取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで連絡先グループを管理する際、定期的に内容を確認したり、チームに共有したりする作業を手間に感じていませんか。特に、複数のグループ情報を一括で取得したい場合、手作業では手間がかかり、確認漏れも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にGoogleコンタクトの連絡先グループ情報を一括取得し、Slackへ通知する仕組みを構築できるため、こうした確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトで顧客情報を管理し、定期的なリスト確認を手間に感じている営業担当者の方
- Googleコンタクトの連絡先グループ情報を一括取得し、チームへ効率的に共有したいと考えている方
- 定期的な連絡先情報の棚卸や更新作業の自動化を検討している情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動でGoogleコンタクトの連絡先グループを一括取得する作業が自動化され、定期的な確認業務にかかる時間を短縮できます
- 自動で情報を取得して通知するため、手作業による確認漏れや、関係者への情報共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、このワークフローを起動させたい日時を設定します
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先グループ一覧を取得」のアクションを設定します
- その後、オペレーションでAI機能を利用し、取得した連絡先グループ一覧をSlackに通知するためのメッセージ本文を作成するプロンプト（指示文）を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AI機能で生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます
- AI機能でSlackの通知文を生成する際、プロンプト（指示文）を自由に編集できます。定型文のほか、前段の操作で取得した情報を変数として含めることが可能です
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定できるほか、本文にGoogleコンタクトから取得した情報や生成情報を変数として埋め込むこともできます
■注意事項
- Googleコンタクト、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:GoogleコンタクトとSlackのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GoogleコンタクトとSlackの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※Googleコンタクトについては、Google スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
Slackのマイアプリ登録方法
Slackと連携して出来ること
ステップ2:テンプレートのコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を定期的に取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで連絡先グループを管理する際、定期的に内容を確認したり、チームに共有したりする作業を手間に感じていませんか。特に、複数のグループ情報を一括で取得したい場合、手作業では手間がかかり、確認漏れも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にGoogleコンタクトの連絡先グループ情報を一括取得し、Slackへ通知する仕組みを構築できるため、こうした確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトで顧客情報を管理し、定期的なリスト確認を手間に感じている営業担当者の方
- Googleコンタクトの連絡先グループ情報を一括取得し、チームへ効率的に共有したいと考えている方
- 定期的な連絡先情報の棚卸や更新作業の自動化を検討している情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動でGoogleコンタクトの連絡先グループを一括取得する作業が自動化され、定期的な確認業務にかかる時間を短縮できます
- 自動で情報を取得して通知するため、手作業による確認漏れや、関係者への情報共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、このワークフローを起動させたい日時を設定します
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先グループ一覧を取得」のアクションを設定します
- その後、オペレーションでAI機能を利用し、取得した連絡先グループ一覧をSlackに通知するためのメッセージ本文を作成するプロンプト（指示文）を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AI機能で生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます
- AI機能でSlackの通知文を生成する際、プロンプト（指示文）を自由に編集できます。定型文のほか、前段の操作で取得した情報を変数として含めることが可能です
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定できるほか、本文にGoogleコンタクトから取得した情報や生成情報を変数として埋め込むこともできます
■注意事項
- Googleコンタクト、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーが完了したら、「OK」ボタンをクリックしてください。
ステップ3:スケジュールトリガーの設定
まずは、フローを起動する日時を設定します。
「スケジュールトリガー」という項目をクリックしましょう。
スケジュール設定は日付指定、曜日指定、Cron設定と自由に起動タイミングを選択できます。
詳しい設定方法は下記リンクをご参照ください。
スケジュールトリガーの設定方法
Cron設定を活用すると実行頻度を細かく調整することが可能です。
Cron設定の設定方法
デフォルトの設定では、毎週月曜9時になったら起動するように設定されています。
設定が完了したら「完了」ボタンを押しましょう。
ステップ4:Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を取得する
続いて、Googleコンタクトの認証ユーザーが所有する連絡先グループ一覧を取得します。（メンバー情報は含まれません。）
事前準備として、テスト用の連絡先グループを作成しておきましょう！
今回は例として、「Yoom株式会社」と「テストグル－プ」という2つのグループをテスト用に作成しました。（架空の設定でOKです。）
「連絡先グループ一覧を取得」という項目をクリックし、設定します！
Googleコンタクトと連携するアカウント情報が正しく設定されているのを確認し、次のページに進んでください。
ページトークンと同期トークンは未設定のままでOKです。
「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、Googleコンタクトの連絡先グループ情報が取得した値に反映されます。
確認後、「完了」ボタンを押しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
ステップ5:テキストを生成する
Googleコンタクトの連絡先グループから「連絡先グループの表示名」を見やすく成形する設定を行います。
「テキストを生成」という項目をクリックしてください。
プロンプトは下記画像の通り、Googleコンタクトの連絡先グループから取得した「連絡先グループの表示名」を使用し設定されています。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用することが可能です。
テストが成功すると、「取得した値」に生成結果が表示されます。
内容に問題がないか確認できたら、設定を完了してください。
