■概要
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 特に、毎回通知内容を考えて作成するのは非効率的です。 このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をきっかけに、ChatGPTでAIが最適な通知メッセージを自動で生成し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ投稿する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとMicrosoft Teamsを連携させ、予定共有を効率化したい方
- AIを活用して、定型的な通知メッセージの作成業務から解放されたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや共有ミスを防ぎ、チームの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されるとAIがメッセージを生成しMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の漏れや、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質を安定させることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Outlookで取得した予定情報をもとに通知メッセージを作成する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したメッセージを指定のチャネルに投稿する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「カレンダーにイベントが登録されたら」では、どのユーザーのカレンダーを対象とするか、任意のユーザーIDを設定してください
- ChatGPTのアクションでは、生成したいメッセージの形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知先として任意のチームID、チャネルIDを設定し、メッセージ内容には事前のアクションで取得した値や任意のテキストを設定してください
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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