Trelloでカードが指定のリストに移動されたら、Outlookカレンダーに期日を登録する

■概要

Trelloでタスクを管理し、Outlookでスケジュールを管理しているものの、それぞれの情報を手作業で転記する手間や入力ミスに課題を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを特定のリストに移動させるだけで、Outlookカレンダーへ自動でスケジュールが登録されるため、こうした二重管理の手間を解消し、Trelloと連携したスムーズなスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Trelloのタスク情報をOutlookカレンダーに手作業で登録している方
• 複数のプロジェクトを管理しており、タスクの期日管理を効率化したいと考えている方
• Trelloと外部ツールを連携させたスケジュール管理の自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• Trelloでの操作を起点に、自動でOutlookカレンダーに予定が登録されるため、スケジュール登録の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの転記が不要になることで、日付の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TrelloとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが指定のリストに移動されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、移動したカードの詳細情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、取得したカード情報をもとにイベントを作成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ通知メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのカレンダーにイベントを登録するアクションでは、イベントのタイトルや説明欄などに、Trelloから取得したカード名や期日といった情報を自動で反映させることが可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先を任意で設定できるほか、件名や本文にTrelloカードの情報を含めることで、タスクの更新を関係者に自動で通知できます。

■注意事項

• Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。