【ノーコードで実現】Web会議のデータをAIで最大限に活用する方法

Web会議後の議事録作成やタスクの洗い出しに、多くの時間を費やしていませんか？
「会議の内容を思い出しながら手作業でまとめるのが大変…」
「重要な情報を聞き逃していないか不安…」といった悩みは、日々の業務でWeb会議を利用する方にとって共通の課題かもしれません。
また、会議の録画データは増え続けるものの、スクを効果的に活用できていないと感じることもあるのではないでしょうか？

もし、<span class="mark-yellow">Web会議の録画データや音声記録をAIが自動で解析し、議事録の作成やタスクの抽出、さらにはその内容を関係者にスムーズに共有できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、会議後のフォローアップ作業にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務に集中する時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">Web会議の記録をAIで分析・活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

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Web会議のAI活用を自動化する方法

Web会議の内容をAIで処理し、議事録作成やタスク抽出などを自動化することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは、ZoomやGoogle MeetといったWeb会議ツールとAIを連携させ、その結果を様々なアプリケーションに展開する具体的な自動化テンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Web会議のAI分析結果をメールツールで送信する

<span class="mark-yellow">ZoomなどのWeb会議ツールでのミーティング終了後、AIが議事録を自動で要約し、その内容を指定したメールアドレスに送信する</span>ことができます。
会議参加者や関係者への迅速な情報共有が実現し、議事録作成の手間を大幅に削減できます。

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Web会議のAI分析結果をストレージサービスに保存する

<span class="mark-yellow">Google MeetなどのWeb会議ツールでの会議終了後、AIが議事録を自動作成し、Dropboxなどのストレージサービスに保存する</span>設定も可能です。
会議の記録を一元管理し、必要な時にいつでも簡単にアクセスできる環境を構築することで、情報共有の円滑化とナレッジマネジメントの強化につながります。

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Web会議のAI分析結果をチャットツールに連携する

<span class="mark-yellow">ZoomなどのWeb会議ツールで録画された音声から、AIがタスクを自動で抽出し、Slackなどのチャットツールに通知する</span>ことができます。
会議で決定した事項や担当業務を即座に共有し、タスクの実行漏れを防ぎながら、チーム全体の生産性向上に貢献します。

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Zoom会議のAI議事録をZoho Mailで自動送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Zoomミーティングが終了した際に、AIで要約した議事録をZoho Mailで自動送信するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• ZoomとZoho Mailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Zoomのトリガー設定およびZoho Mailのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

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ステップ1:ZoomとZoho Mailのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Zoomのマイアプリ登録

3.入力欄にZoomと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

※注意点
・Zoomを登録する際は、Client IDとClient secretの値が必要になります。

各値の取得方法については、こちらの記事を参照ください。
・下記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。

Zoho Mailのマイアプリ登録

4.次はZoho Mailをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からZoho Mailをクリックしてサインインします。

連携するアカウントのデータセンターに応じて「ドメイン」を設定し、「追加」をクリックしましょう。

5.以下の画面で連携させるアカウントでサインインしてください。

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Zoomのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくは以下もチェックしてみてください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ミーティングが終了したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
(基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！)

4.対象となるZoomアカウントの「メールアドレス」を設定します。

5.テスト用にZoomミーティングを終了させておきましょう。設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。

ステップ4:ミーティングのレコーディング情報を取得する設定

1.続いて、「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ミーティングのレコーディング情報を取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.「ミーティングID」は先ほど取得したアウトプットから「ミーティングID」選択します。

4.入力後にテストが成功し、先ほどと同様にアウトプットが取得できたら「保存」をクリックします！

ステップ5：ミーティングのレコーディングファイルを取得する設定

連携したZoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをダウンロードするための設定をおこないます。

以下の赤枠をクリックしましょう。

2.こちらも同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.「ダウンロードURL」は先ほど取得したアウトプットから「ダウンロードURL」選択します。

・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

4.入力後にテストが成功し、先ほどと同様にアウトプットが取得できたら「保存」をクリックします！

ステップ6：音声データから文字起こしを行う設定

続いて、「音声データを文字起こしする」をクリックします。

※AIオペレーション(文字起こし)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能です。
• 「変換タイプ」→音声ファイルの容量に合わせて選択します。

3.次に「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。

4.続いて、読み取る音声ファイルの言語を候補から選択してください。

5.任意の「AIモデル」をプルダウンから選択しましょう。
(基本的には「ElevenLabs（推奨）」をおすすめします！)

‍

6.設定後に「テスト」を実行します！

テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。

確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:文字起こしデータを要約する設定

1.設定も終盤に入りました！これまでと同様に赤枠をクリックします。

2.アクションを選択する画面は、基本的にそのまま「次へ」をクリックしましょう。

3.要約対象のテキストには以下の画面のように、アウトプットから「解析結果」を選択します。

※「要約する」について詳しくはこちらをご確認ください。

4.フォーマットと要約の条件には、要約の際にAIへ指示する内容を入力します。

※以下は入力例です。

5.言語は未入力で設定しています。

入力後「テスト」をクリックし、要約結果が確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ8:Zoho Mailで送信する設定

1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「メールを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.「アカウントID」は候補から対象のアカウントを選択してください。

4.「送信者のメールアドレス」と「受信者のメールアドレス」に、それぞれ任意のメールアドレスを設定しましょう。(用途に合わせて、CCやBCCも設定してください。)

5.下にスクロールし、「件名」と「メール本文」を設定しましょう。

アウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。

今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！

【件名】

【メール本文】

6.その他の項目を任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したメールアドレス宛にメールが届いているか確認しましょう！

7.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ9:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

Zoomを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したWeb会議終了後にAIで要約された議事録の共有以外にも、AIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

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まとめ

Web会議とAIを連携させ、議事録の自動作成やタスク抽出、さらには関係者への通知までを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議後の煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、迅速な情報共有を実現できます。</span>
これにより、会議から得られた知見を最大限に活用し、次のアクションへとスムーズにつなげることが可能になり、チーム全体の業務効率向上に大きく貢献できるかもしれません！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしWeb会議の運用効率化やAI活用による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！