Zoomでミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Outlookに送信する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画データから手作業で文字起こしや要約を作成し、Outlookで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業には時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約の作成、Outlookでのメール送信までを自動化でき、議事録作成に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定例ミーティングが多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
• 商談内容を正確かつ迅速にチームへ共有したい営業担当者の方
• ミーティング後の情報共有やタスクの抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング後の文字起こしから要約、メール共有までが自動化されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや要約内容のブレ、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
4. 取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. ダウンロードした音声ファイルを、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキスト化します。
6. テキスト化されたデータを、AI機能の「要約する」アクションで議事録の要点を作成します。
7. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の要約アクションでは、「決定事項」や「ネクストアクション」など、ミーティングの内容に合わせて抽出したい項目を任意でカスタムできます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先を任意に設定したり、本文に文字起こしや要約の結果といった前のステップで取得した値を埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）