Zoomミーティングが終了したら、AIで録画音声からタスクを自動抽出してSlackで共有する

■概要

Zoomミーティング後の議事録作成やタスクの洗い出し、そしてチームへの共有に手間や時間を取られていませんか。特に連続して会議がある場合、情報整理が追い付かず、重要なタスクが漏れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了するとAIが録画音声からタスクを自動で抽出しSlackで共有するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、ミーティング後の情報整理に多くの時間を費やしている方
• AIを活用して録画音声からタスクを自動抽出し、業務の効率化を図りたい方
• Slackを利用し、会議で決定したタスクを迅速かつ正確にチームへ共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の録画確認やタスク抽出、共有といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• AIによるタスク抽出とSlackへの自動通知により、タスクの聞き漏らしや共有忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。この設定で、Zoomミーティングが完了したことを検知してフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画データを特定します。
4. さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、特定した録画ファイルをYoom内に取り込みます。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画音声からテキストデータを生成します。
6. そして、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストから会議中のタスクに関連する情報を抽出します。
7. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出されたタスク情報を指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能による「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、文字起こしされたミーティングの会話内容から、具体的にどのようなキーワードや文脈をタスクとして認識し抽出するか、その条件や項目を任意で設定できます。
• Slackへの通知メッセージは、通知先のチャンネルやメンションするユーザーを自由に指定できるだけでなく、メッセージ本文も固定のテキストに加えて、ミーティングの名称や日時、抽出されたタスク内容などを変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398‍
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。