Zoomミーティングが終了したら、AIで要約した議事録をZoho Mailで送信する

■概要

Zoomミーティング後の議事録作成や関係者への共有は、意外と時間がかかる作業ではないでしょうか。特に、録画データの確認から文字起こし、要約、そしてメール作成と、複数のステップを手作業で行うのは大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、AIが自動で議事録を要約し、Zoho Mailで関係者へ送信するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティング後の議事録作成と共有に多くの時間を費やしている方
• AIを活用して会議の要点を効率的にまとめ、情報共有を迅速化したい方
• Zoho Mailを利用し、議事録のメール送信作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後、AIによる文字起こしと要約、Zoho Mailでの送信までを自動化することで、議事録作成と共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの手間や、メール作成時の宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、音声ファイルをダウンロードします。
5. その後、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルをテキスト化します。
6. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約して議事録を作成します。
7. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、AIが生成した議事録を指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」オペレーションでは、文字起こしされたテキスト全体から任意の指示による要約が可能です。
• Zoho Mailの「メールを送信」オペレーションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるのはもちろん、メールの件名や本文に、ミーティング名やAIが生成した要約といった前段階で取得した情報を変数として動的に挿入できます。また、固定の挨拶文や署名などを設定することも可能です。

■注意事項

• Zoom、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。