「Trelloのカードが特定のリストに移動したか、都度確認するのは大変…」
「更新を見逃してしまい、後続タスクの担当者への連絡が遅れてしまった…」
このように、Trelloのカードの動きを手作業で確認し、情報共有することに手間や課題を感じていませんか？
もし、Trello上のカードの動きを自動で検知し、関係者に素早く通知できる仕組みがあれば、これらの悩みを削減可能です。プロジェクトの進捗管理をスムーズにし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Trello上のカードの動きを監視する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Trelloのカードが指定のリストに移動されたら、Google Chatでメッセージを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのTrelloでタスクの進捗があった際に、チームへの共有をGoogle Chatへ手動で投稿していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の通知漏れに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストに移動されたタイミングをトリガーとして、Google Chatへ自動でメッセージを送信できます。
面倒な手作業をなくし、チームへの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとGoogle Chatを連携させ、タスクの進捗共有を自動化したいと考えている方
・プロジェクトの更新情報をリアルタイムでチームに周知したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による通知の手間や、コミュニケーションの遅延を課題に感じている方
■注意事項
・Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Trelloのカードの動きをGoogle Chatに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Trelloのカードが指定のリストに移動されたら、Google Chatでメッセージを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TrelloとGoogle Chatをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Trelloのトリガー設定とGoogle Chatのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Trelloのカードが指定のリストに移動されたら、Google Chatでメッセージを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのTrelloでタスクの進捗があった際に、チームへの共有をGoogle Chatへ手動で投稿していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の通知漏れに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストに移動されたタイミングをトリガーとして、Google Chatへ自動でメッセージを送信できます。
面倒な手作業をなくし、チームへの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとGoogle Chatを連携させ、タスクの進捗共有を自動化したいと考えている方
・プロジェクトの更新情報をリアルタイムでチームに周知したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による通知の手間や、コミュニケーションの遅延を課題に感じている方
■注意事項
・Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ1:TrelloとGoogle Chatのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
Trelloの登録方法
TrelloとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
Google Chatの登録方法
Google ChatとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
では、ここから自動化フローを作成していきます。
下記バナーをクリックし、「このテンプレートを試す」ボタンを押しましょう。
Trelloのカードが指定のリストに移動されたら、Google Chatでメッセージを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのTrelloでタスクの進捗があった際に、チームへの共有をGoogle Chatへ手動で投稿していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の通知漏れに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストに移動されたタイミングをトリガーとして、Google Chatへ自動でメッセージを送信できます。
面倒な手作業をなくし、チームへの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとGoogle Chatを連携させ、タスクの進捗共有を自動化したいと考えている方
・プロジェクトの更新情報をリアルタイムでチームに周知したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による通知の手間や、コミュニケーションの遅延を課題に感じている方
■注意事項
・Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
下記画面が表示されたら、「OK」をクリックし設定スタートです！
ステップ3:Trelloでカードが指定のリストへ移動したら起動するトリガー設定
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、Yoomでは
トリガーと呼びます。
まず最初に、「カードが指定のリストへ移動されたら（Webhook）」という項目を設定していきます！
Trelloと連携するアカウント情報には、先ほどマイアプリ連携したアカウントが表示されます。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
ユーザー名を枠外の注釈を参考に設定しましょう。
Trelloの画面でアカウントボタンを押し、「プロフィールと公開範囲」を開きます。
ユーザー名にある『user』から始まる英数字をコピーし設定してください。
ボードIDは、枠内をクリックし表示される候補の中から使用したいボードを選択しましょう。
ここまで設定できたら「WebhookURLを登録」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると下記画面が表示されます。
確認できたら次のページに進みましょう。
続いて、今回の自動化に使用した「リスト名」を手入力してください。
※ここで指定したリストにカードが移動されたらフローボットが起動します。
続いて、Trelloのカードが指定したリストに移動したら、フローボットが正しく起動されるかWebhookのテストを行いましょう。
テスト用のカードを新たに作成し、先ほど指定したリストにカードを移動してください。（架空のカードの設定でOKです！）
今回は、例として下記画像のように設定してみました。
≪移動前≫
≪移動後≫
設定できたらYoomの画面に戻りテストを実行しましょう。
テストが成功すると、先ほど移動したカードの情報が取得した値に反映されます。
確認ができたら、画面下部にある「完了」ボタンを押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4:移動したカードの情報を取得する
続いて、先ほどのステップで取得したカード情報の詳細を取得していきましょう！
「カードの情報を取得」という項目をクリックしてください。
連携するアカウント情報に誤りがないか再度確認し、次のページに進みます。
ボードIDは、TrelloのURLから設定してください。
※赤枠部分がボードIDになります。
カードIDは、枠内をクリックして表示される取得した値から設定してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値を反映することが可能です！
ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、カードの詳細情報が取得されます。
確認後「完了」ボタンを押しましょう。
ステップ5:Google Chatにメッセージを自動送信する
最後に、移動したTrelloのカード情報を引用し、Google Chatのスペースにメッセージを自動送信する設定を行います。
「メッセージを送信」という項目をクリックしましょう。
Google Chatと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進んでください。
スペースのリソース名は、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
メッセージは自由に設定することができます。
用途に合わせて文章や使用する取得した値を自由に変更し設定してみましょう！
※「取得した値」を活用する場合は、変数となるのでTrelloでカードが指定したリストに移動される度に変動した値となります。
例えば、下記画像のように設定するとTrelloのカード情報から「カード名」「カードID」「説明」を引用し、自動でGoogle Chatに送信することが可能です。
※メンション付きのメッセージを送信したい場合は下記のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、実際にGoogle Chatに自動でメッセージが届きます。
Google Chatの画面を開き、メッセージの内容を確認してください。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り「完了」ボタンを押しましょう。
ステップ6:トリガーをONにする
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、
「Trelloのカードが指定のリストに移動されたら、Google Chatでメッセージを送信する」フローの完成です！
TrelloのAPIを使ったその他の自動化例
TrelloのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Trelloを使った自動化例
Trelloを他のビジネスツールと連携させることで、タスクの発生から進捗管理までを一貫して自動化できます。
例えば、Trelloでカードが新しく作成された際に、Gmailで通知したり、Miro、Todoist、Toggl、GitHubといった連携アプリへ自動でカードやタスクを作成することが可能です。
また、Zendesk、Confluence、Mazrica、Mailchimpなどの外部サービスで新しい情報が登録された際に、Trelloへカードを自動で追加する仕組みも構築できます。
さらに、Redditでのキーワード検知をトリガーにしたカード作成など、情報収集とタスク管理を組み合わせたフローもノーコードで実現し、プロジェクト管理の工数を削減できます。
Mazricaで案件アクションが登録されたらTrelloにも追加する
試してみる
Mazricaで案件アクションが登録されたらTrelloにも追加するフローです。
Mailchimpで購読者が追加されたら、Trelloにカードを自動作成する
試してみる
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成していませんか？この単純作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに購読者が追加されたタイミングで、Trelloにカードを自動で作成できます。手作業によるタスク管理の手間を省き、よりスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとTrelloを連携させ、リード管理を効率化したいマーケティング担当者の方
・新規購読者へのアプローチ漏れを防ぎ、タスク管理を徹底したいチームリーダーの方
・手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Mailchimp、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Trelloにカードを作成する」ワークフローを利用すると、Redditの投稿を自動でタスクとして追加できます。
キーとなる情報を見逃さず、Trelloで効率的に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを利用してタスク管理やプロジェクト管理を行っている方
・Redditで特定のキーワードに関する投稿を迅速に把握したいと考えている方
・新しい情報をスピーディに取り入れて、効率的に対応策を立てたいと考える方
・チームでTrelloを使ってタスクやプロジェクトの進捗を共有している方
・Trelloを日常的に使っていて、情報収集とタスク管理をひとつのツールでまとめたい方
■注意事項
・RedditとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成する
試してみる
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成するフローです。
Trelloでカードが作成されたらTogglでタスクを作成する
試してみる
■概要
「Trelloでカードが作成されたらTogglでタスクを作成する」フローは、プロジェクト管理と時間管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Trelloで新しいカードを追加するだけで、その情報が自動的にTogglにタスクとして登録されるため、手動での入力作業を省けます。
Yoomを活用したこの連携ワークフローは、日常業務の負担を軽減し、より効果的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ってプロジェクト管理を行っているが、時間追跡に手間がかかっている方
・Togglを利用しているが、タスクの登録作業を自動化したい方
・チーム全体でプロジェクトの進行状況と時間管理を統合的に管理したいリーダー
・業務効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい担当者
・Yoomを活用して既存のSaaSアプリを連携させ、業務ワークフローを最適化したい方
■注意事項
・TrelloとTogglのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカードが作成されたら、Miroにカードを作成する
試してみる
■概要
「Trelloでカードが作成されたら、Miroにカードを作成する」ワークフローを利用すると、Trelloでの作業内容をMiroに自動で反映させることができます。
手作業が減り、作業の効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを活用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・日常的にTrelloを使っているが、プロジェクトの進行状況を迅速にビジュアル化したい方
・タスクの進捗を一目で把握し、スピーディーに対応策を講じたい方
・ビジュアルツールとしてMiroを活用している方
・Miroを日常的に使っていて、タスクの可視化やコラボレーションを強化したい方
■注意事項
・TrelloとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
Trelloでカードが登録されたらGitHubに追加する
試してみる
Trelloでカードが登録されたらGitHubに追加するフローです。
Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する」フローは、Confluenceで新しいページが作成されると自動的にTrelloに対応するカードを追加する業務ワークフローです。
これにより、ドキュメントの更新とタスク管理をシームレスに連携させ、チームの効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとTrelloを日常的に使用しているチームリーダー
・ドキュメント作成とタスク管理の連携を自動化したいプロジェクトマネージャー
・手動での情報転記に時間を取られたくない業務担当者
・チーム内の情報共有とタスク管理を一元化したい企業のIT担当者
■注意事項
・ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
試してみる
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを追加します。
まとめ
Trelloのカード監視を自動化することで、
これまで手作業で行っていた進捗確認やメンバーへの連絡作業の手間を削減し、情報共有の漏れや遅延を防ぐことができます。これにより、チームは状況を把握しながらプロジェクトを円滑に進めることができ、本来集中すべきタスクにリソースを割けるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：カードの移動以外でも自動化できますか？
A：
はい、可能です。
Trelloのトリガーアクションを変更することで、カードの移動以外での自動化も設定することができます。
なお、Trelloでは下記画像のような連携が可能です。
Q：通知先はGoogle Chat以外も選べますか？
A：
はい、可能です。
例えばSlackに通知先を変更したい場合の設定方法をご紹介します。
まずは、Google Chatの「メッセージを送信」アクションの三点リーダーをクリックし、「削除」を選択してください。
続いて、「カード情報を取得」アクションの下にある「＋」ボタンをクリックし、アプリの欄からSlackを選択しアクションを設定しましょう。
なお、Yoomではさまざまなチャットツールと連携可能です。使用したいアプリで自由に設定してみましょう！
Q：連携が一時的に失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携に失敗すると、Yoomに登録されているメールアドレスへエラー通知が届きます。
メールには、エラーが発生した処理内容や不具合の詳細が記載されていますので、まずはそちらを確認し、原因の特定や設定の見直しにお役立てください。
ご自身で解決が難しい場合は、ヘルプページをご確認いただくか、サポート窓口までお問い合わせください。
