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「Trelloのカードが特定のリストに移動したか、都度確認するのは大変…」
「更新を見逃してしまい、後続タスクの担当者への連絡が遅れてしまった…」
このように、Trelloのカードの動きを手作業で確認し、情報共有することに手間や課題を感じていませんか？
もし、Trello上のカードの動きを自動で検知し、関係者に素早く通知できる仕組みがあれば、これらの悩みを削減可能です。プロジェクトの進捗管理をスムーズにし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
Trelloのカードが指定のリストに移動されたら、Google Chatでメッセージを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello／Google Chat
[Yoomとは]
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
Trelloの登録方法
TrelloとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
Google Chatの登録方法
Google ChatとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
では、ここから自動化フローを作成していきます。
下記バナーをクリックし、「このテンプレートを試す」ボタンを押しましょう。
下記画面が表示されたら、「OK」をクリックし設定スタートです！
トリガーと呼びます。
まず最初に、「カードが指定のリストへ移動されたら（Webhook）」という項目を設定していきます！
Trelloと連携するアカウント情報には、先ほどマイアプリ連携したアカウントが表示されます。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
ユーザー名を枠外の注釈を参考に設定しましょう。
Trelloの画面でアカウントボタンを押し、「プロフィールと公開範囲」を開きます。
ユーザー名にある『user』から始まる英数字をコピーし設定してください。
ボードIDは、枠内をクリックし表示される候補の中から使用したいボードを選択しましょう。
ここまで設定できたら「WebhookURLを登録」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると下記画面が表示されます。
確認できたら次のページに進みましょう。
続いて、今回の自動化に使用した「リスト名」を手入力してください。
※ここで指定したリストにカードが移動されたらフローボットが起動します。
続いて、Trelloのカードが指定したリストに移動したら、フローボットが正しく起動されるかWebhookのテストを行いましょう。
テスト用のカードを新たに作成し、先ほど指定したリストにカードを移動してください。（架空のカードの設定でOKです！）
今回は、例として下記画像のように設定してみました。
≪移動前≫
≪移動後≫
設定できたらYoomの画面に戻りテストを実行しましょう。
テストが成功すると、先ほど移動したカードの情報が取得した値に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、先ほどのステップで取得したカード情報の詳細を取得していきましょう！
「カードの情報を取得」という項目をクリックしてください。
連携するアカウント情報に誤りがないか再度確認し、次のページに進みます。
ボードIDは、TrelloのURLから設定してください。
※赤枠部分がボードIDになります。
カードIDは、枠内をクリックして表示される取得した値から設定してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値を反映することが可能です！
ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、カードの詳細情報が取得されます。
確認後「完了」ボタンを押しましょう。
最後に、移動したTrelloのカード情報を引用し、Google Chatのスペースにメッセージを自動送信する設定を行います。
「メッセージを送信」という項目をクリックしましょう。
Google Chatと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進んでください。
スペースのリソース名は、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
メッセージは自由に設定することができます。
用途に合わせて文章や使用する取得した値を自由に変更し設定してみましょう！
※「取得した値」を活用する場合は、変数となるのでTrelloでカードが指定したリストに移動される度に変動した値となります。
例えば、下記画像のように設定するとTrelloのカード情報から「カード名」「カードID」「説明」を引用し、自動でGoogle Chatに送信することが可能です。
※メンション付きのメッセージを送信したい場合は下記のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、実際にGoogle Chatに自動でメッセージが届きます。
Google Chatの画面を開き、メッセージの内容を確認してください。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り「完了」ボタンを押しましょう。
TrelloのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Trelloを他のビジネスツールと連携させることで、タスクの発生から進捗管理までを一貫して自動化できます。
例えば、Trelloでカードが新しく作成された際に、Gmailで通知したり、Miro、Todoist、Toggl、GitHubといった連携アプリへ自動でカードやタスクを作成することが可能です。
また、Zendesk、Confluence、Mazrica、Mailchimpなどの外部サービスで新しい情報が登録された際に、Trelloへカードを自動で追加する仕組みも構築できます。
さらに、Redditでのキーワード検知をトリガーにしたカード作成など、情報収集とタスク管理を組み合わせたフローもノーコードで実現し、プロジェクト管理の工数を削減できます。
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらTrelloにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用して業務を進めている方
・案件管理でMazricaを活用している営業担当者
・Mazricaを営業活動の効率化に役立てている方
2.Trelloでプロジェクトの進捗を管理している方
・Mazricaの案件アクションをTrelloに連携し管理している方
・進捗管理でTrelloを活用しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業プロセスの管理をすることができ、案件管理を効率化することができます。
また、Mazricaは顧客対応に関連することを一元管理できるため、営業活動に役立つツールです。
しかし、Mazricaの案件アクションをTrelloに連携して進捗管理をしている場合、手動による追加作業が発生してしまい、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でTrelloに追加することができるため、手動による追加作業が不要になります。
両ツールを同時に操作する必要がなくなるため、他のタスクへの集中を妨げることが無くなり、スムーズに業務を進めることができます。
■注意事項
・Mazrica、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成していませんか？この単純作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに購読者が追加されたタイミングで、Trelloにカードを自動で作成できます。手作業によるタスク管理の手間を省き、よりスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Redditでの情報収集において、特定のキーワードを含む投稿を手動で探し、タスク管理ツールへ転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Redditで指定したキーワードに合致する投稿があった際に、その内容をもとに自動でTrelloにカードを作成できます。情報収集からタスク化までをスムーズに連携し、重要な情報の見逃しを防ぎながら、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloでプロジェクトのタスクを管理し、個人のTodoistで日々のタスクを管理していると、二重入力の手間や情報の転記漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけで、Todoistにタスクが自動で作成されます。これにより、ツール間の情報連携がスムーズになり、タスク管理の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloでのタスク管理とTogglでの時間計測を併用しているものの、両ツールへの二重入力に手間を感じていませんか。手作業での情報登録は、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけでTogglにタスクが自動で作成されるため、こうした連携作業の手間をなくし、タスクと工数の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloでタスクを管理し、Miroのボードでアイデアを可視化していると、両ツール間の情報連携に手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Trelloで新しいカードが作成された際に、その情報がMiroのボード上にも自動でカードとして作成されます。
手作業による二重入力の手間を省き、プロジェクトの進捗管理と情報共有を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Trelloでカードが登録されたらGitHubに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trelloでタスク管理を行う企業
・チーム内でのタスク管理に活用している方
・タスクの進捗を可視化している方
2.GitHubによるタスク管理を行う企業
・Issues機能を使ってタスク管理を行う方
・開発関連のプロジェクト進行を担当する方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloは進捗状況の可視化やタスクの割り当てなど、チームで業務を進行するために有効的なツールです。
さらにGitHubを使用することで、よりチームメンバー間のコミュニケーションを円滑にする事ができます。
しかしTrelloの内容をGitHubに毎回手入力するのはチーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チームプロジェクトを円滑に進めたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Trelloの情報をGitHubに自動で追加する事ができるため、入力作業を省くことができます。
また引用した内容で登録を行うことで、手入力によるヒューマンエラーを防ぐことができ、チーム内で共有する情報の正確性を高く保つ事ができます。
■注意事項
・Trello、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをTrelloに手動で作成する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は、タスクの起票漏れや情報の転記ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されると、その内容をもとにTrelloのカードが自動で作成されます。
これにより、情報連携の正確性を高め、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを自動的に登録します。
Trelloにカードを登録後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知することも可能です。
■設定方法
・ZendeskとTrelloをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Zendeskの「Zendeskにチケットが登録されたら」というトリガーで連携アカウントなどを設定してください。
・Trelloの「Trelloにカードを追加」というオペレーションで、Zendeskから取得したチケット情報をもとに、ボード名、リスト名、カードタイトル、詳細などを設定してください。
・設定が完了したら、Zendeskで新しいチケットが登録されると、フローボットが起動し、Trelloに対応するカードが追加されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Trelloの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：カードの移動以外でも自動化できますか？
A：
はい、可能です。
Trelloのトリガーアクションを変更することで、カードの移動以外での自動化も設定することができます。
なお、Trelloでは下記画像のような連携が可能です。
Q：通知先はGoogle Chat以外も選べますか？
A：
はい、可能です。
例えばSlackに通知先を変更したい場合の設定方法をご紹介します。
まずは、Google Chatの「メッセージを送信」アクションの三点リーダーをクリックし、「削除」を選択してください。
