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紙の書類や画像ファイルに記載された文字情報を手作業でシステムに入力したり、内容を確認したりする業務に多くの時間を費やしていませんか。またAI OCRの導入事例を探しているものの、業務プロセスをどのように自動化・効率化できるのか、具体的なイメージが湧きにくいと感じている方もいるかもしれません。
日々の手作業にかかる負担だけでなく、確認漏れなどのリスクも見逃せません。
たとえば、<span class="mark-yellow">アンケート回答用紙や取引先から届くPDF請求書、会議資料の画像などをAI OCRでテキスト化し、その内容をAIで分析。必要な情報を抽出して関係部署へ通知したり、業務システムに記録したりする仕組み</span>があれば、これらの反復作業を手放し、より戦略的な業務や創造的な活動に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、導入や運用にかかる手間や時間も抑えられます。ぜひこの機会にOCRを活用した業務自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したファイルをOCRで読み取り、内容をAIで分析する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OCRを活用して書類や画像ファイルから文字情報を読み取り、その内容をAIで分析して様々なツールと連携させることで、業務効率を大幅に向上させる自動化の事例を紹介します。手作業を削減し、迅速かつ正確に情報を活用できる具体例を参考に、あなたの業務に最適な自動化を見つけてみましょう！
気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください！
<span class="mark-yellow">入力フォームから受信したファイルなどをOCRで読み取り、内容をAIで分析してチャットツールに通知する</span>ことで、関連情報や対応が必要な事項をチーム内へ迅速に共有できます。
確認漏れや対応の遅れを防ぐことができるので、スピーディーな意思決定やアクション実行に繋がります。
<span class="mark-yellow">書類や画像ファイルからOCR機能で抽出したテキストデータをAIが分析し、その結果をメールで関係者に自動通知する</span>ことができま。
普段メールを中心にコミュニケーションを取っているチームや、外部の関係者ともスムーズかつ確実に情報を共有し、業務連携を円滑に進めることが可能です。
<span class="mark-yellow">入力フォーム経由で受け取った契約書や申込書といった書類のOCR処理とAI分析の結果を、顧客管理システムや案件管理データベースなどの各種データベースサービスに自動で記録・蓄積する</span>ことにより、手作業でのデータ入力の手間を削減します。
情報の正確性を保ちながら一元管理を実現し、後のデータ分析をしやすくなりますね。
それではここから代表的な例として、Google フォームでアンケート回答として受信した手書きの書類画像ファイルをOCRで読み取り、その内容をAIで分析してSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.サインインする
ワークスぺースのURLを入力し「続行する」をクリックしてください。
画面が遷移しますので、登録のメールアドレスでサインインしてください。
3.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。
4.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1～3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
必要であればタイトルはわかりやすいものに修正し、トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま進めましょう。
3.ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力していきます。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.Google Driveに保存されているファイルをダウンロードするためファイルIDを入力しましょう。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、「取得した値」タブを選択し、Google フォームのファイルIDを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンをクリックして、ダウンロードしたものがGoogle フォームで送信したファイルと同じか確認しましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
1.先ほどダウンロードしたファイルを、AIを用いて画像から文字を読み取る設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.ここでは、具体的なアクション設定を行います。
最初の画面ではアカウント情報などを確認します。
アクションは、読み取りたい文字数やタスク数に応じて選択してください。
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.対象の画像・PDFを指定し、具体的な抽出条件を設定しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
抽出したい項目の内容がアウトプットで取得でき、この後の設定で使用できるようになります。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、先ほど設定した「抽出したい項目」で設定した内容が、アウトプットに反映しています。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.今度は、先ほど抽出した文字をAIを用いて分析し、テキストを生成するよう設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、具体的なアクション設定を行います。
まずは、先ほどと同様にタイトルなどを確認し、アクションを選択します。
テキストの文字数やタスク数を参考にアクションを選択したら、次に進みましょう。
3.対象のテキストを指定し、具体的なテキスト生成条件を設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してプロンプト通りの、生成結果が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.最後のアクション設定は、Slackに先ほど生成したテキストを送信する設定です。
以下の赤枠をクリックして進みましょう。
2.連携アカウントとアクションを設定していきます。
アカウント情報とアクションを確認してから、「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Slackに送信する内容を具体的に設定していきます。
まだ対象とするSlackのチャンネルを作成していない場合は、このタイミングで準備してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルに送信するよう設定したいと思います。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Slackにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」を押して最後の設定です！
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
紙の書類やPDFファイルをOCRで読み取り、自動的に各種アプリへ転記・共有できるテンプレートを紹介します。
Microsoft Outlookの添付ファイルやDropbox・OneDriveにアップロードされた書類をOCRで解析し、Microsoft ExcelやGoogle ドキュメント、Airtable、Google スプレッドシートへ自動で追加。さらに、DocuSignでの契約完了をMicrosoft Teamsに通知することも可能です。
繰り返し作業の手間を減らし、情報共有のスピードと正確性を両立させたい方におすすめです。
OCRを導入し、これまで手作業で行っていた書類や画像ファイルからの<span class="mark-yellow">文字情報の読み取り、内容確認、そしてその後のデータ入力や関係者への通知といった一連の業務プロセスを自動化する</span>ことで、作業時間の大幅な短縮はもちろんのこと、ヒューマンエラーの削減にも繋がり、業務全体の品質向上を実現します
これにより、従業員は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整い、企業全体の競争力強化にも貢献します。
今回ご紹介したようなOCRを活用した業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェース上で様々なアプリケーションを自由に組み合わせ、自社の業務に最適化された自動化フローを簡単に構築できます。
もしOCRの導入事例を参考に業務の自動化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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