■概要
Googleフォームでファイルを受け取る際、その内容確認や必要な情報への転記作業に手間を感じることはありませんか。
特に、複数のファイルを受け取り、それぞれの内容を把握して関係者に迅速に共有するプロセスは、業務負荷を高める一因となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析します。
さらに、その結果をSlackに通知するまでの一連のプロセスを自動化できるので、手動作業の削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受信する添付ファイルの内容確認や情報整理に時間を要している方
- OCR技術やAIを活用して、ファイルからの情報抽出と分析作業を効率化したい方
- Slackを利用した定型的な通知業務を自動化し、チーム内の情報共有を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信から内容分析、Slackへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
- OCRによる正確な文字抽出とAIによる客観的な内容分析を通じて、情報把握の迅速化と業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを選択し、フォームに添付されたデータファイルをダウンロードします。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した文字情報を基に、AIが内容の分析や要約を行います。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成された結果を指定したSlackチャンネルに自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取りたいファイルの種類やファイル内の特定エリアを指定するなど、抽出対象を任意でカスタムすることが可能です。
- 「テキストを生成する」では、AIへの指示（プロンプト）を自由に設定できます。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネル、メンションするユーザーやグループを任意に設定できます。また、通知メッセージ本文も、固定のテキストと前段のステップ（OCRの結果やAIの分析結果など）で取得した値を組み合わせるなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
