フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してGmailで通知する

■概要

フォームで受信した添付ファイルを一つひとつ開いて内容をOCRで読み取り、その情報を基にAIで分析し、結果をGmailで通知するという一連の作業は多くの時間と手間を要し、確認漏れなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際に添付されたファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を分析、その結果を指定した宛先にGmailで通知するまでの一連の流れを自動化できるため、これらの課題を効率的に解決することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したファイルのOCR処理、AI分析、Gmail通知を手作業で行い、非効率を感じている方
• 手作業によるデータの読み取りミスや通知漏れを減らし、業務品質を向上させたい方
• OCR、AI、Gmailを日常的に利用しており、これらの連携による自動化に関心のあるビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム受信からファイル内容のOCR処理、AIによる分析、Gmailでの通知までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ処理やメール作成・送信作業に伴う、読み取りミスや通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面にてGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この際、ファイル添付が可能な項目をフォームに設けてください。
3. オペレーションでYoomの「OCR機能」を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームトリガーによって受信した添付ファイルを指定し、テキストデータを抽出します。
4. 続けて、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「テキストを生成する」アクションで、前段のOCR機能で抽出したテキストデータを基に、内容の分析や要約などを行います。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって生成されたテキストデータを含めて、指定のメールアドレスに通知内容を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのOCR機能では、読み取り対象のファイルから特に抽出したい項目を指定したり、利用するAIモデルや対応言語を任意で選択することが可能です。
• YoomのAI機能におけるプロンプト設定は固定の指示文だけでなく、前段のOCR機能で取得したテキスト情報などを変数として柔軟に組み込むことができます。
• Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先アドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文についても、固定のテキストと前段のAI機能で生成された分析結果などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。