Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する

■概要

Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
• 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. DropboxとAirtableをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
• OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
• Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。

■注意事項

• Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924