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重要なデータを管理しているGoogle スプレッドシート、手作業でのバックアップに手間や不安を感じていませんか？
定期的なバックアップは必須だと分かっていても、忙しいとつい後回しにしてしまったり、コピーミスで古いデータを上書きしてしまったりするリスクは常に付きまといます。
万が一の事態に備えるための作業が、かえって新たなミスの原因になってしまうのは避けたいところです。
もし、指定したスケジュールで自動的にGoogle スプレッドシートのバックアップを作成できる仕組みがあれば、こうした日々の手間やヒューマンエラーの心配から解放され、安心して本来集中すべき業務に取り組む時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogleスプレッドシートのファイルを定期的にバックアップする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールでGoogleスプレッドシートのファイルを自動でバックアップするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
Google Driveも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「定期的にGoogle スプレッドシートのファイル情報をもとに、Google Driveでバックアップを作成する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートで複数のレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここでGoogle スプレッドシートの画面に移動し、シートの用意を行います。
今回は以下のシートを使用します。Google Driveのファイル情報を管理しているしている想定です。
Yoom画面に戻って、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は先ほどのシートを使用するため、「A1:A」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ファイルID」が「空でない」レコードを取得するように設定します。
設定を終えたら、テストボタンをクリックしてください。
取得した値に表示されたことを確認後、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、下記画像のように、先ほどのステップで取得した値（「ファイルID」）を設定します。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、Google Driveからファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の注意事項を確認したら、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ファイルID」を設定します。
下記の画像のように、繰り返し処理で取得した値を引用して設定してください。
続いて、「ファイルタイプ」を設定します。
プルダウンから選択してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。ダウンロードボタンをクリックすると、ダウンロードできているか確認ができます。
最後に、「完了」をクリックし、次に進んでください！
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したフォルダにバックアップを作成する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
クリックすると、API接続設定画面に移ります。
まずは、「格納先のフォルダID」を設定してください。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「ファイル名」を自由に設定してください。
今回は、入力欄をクリックして表示される「日付」と任意のワードを組み合わせて設定しました。
※日付変数についての詳細は以下のリンクをご確認ください。
最後に「ファイルの添付方法」・「ファイル」を設定しましょう！
プルダウンから選択して、以下のように設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
ここで、Google Driveの画面を開き、先ほど指定したフォルダにファイルがアップロードされているか確認しましょう！
無事にアップロードされましたね。
※今回のフローボットでは、繰り返し処理を使用しているため、ステップ4で取得したファイルIDのうち、1件のみがアップロードされます。
このあと、フローボットのトリガーをONにすると、順番にアップロードされますので、ご安心ください。
最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートを活用すれば、ecforceやMeta広告（Facebook）、YouTubeなどの各種レポートを毎日自動で取得し、常に最新の統計データをシートに記録し続ける運用が可能です。また、スマレジの売上情報やネクストエンジンの受注伝票、クラウドサインでの契約締結完了、GitHubのIssue更新など、外部サービスの動きに合わせて情報を自動でデータベース化できます。さらに、楽楽明細の帳票情報やAIで読み取った履歴書のデータ、gBizINFOで検索した法人情報をシートに追加し、Workplaceへ通知を飛ばすといった高度なワークフローも構築可能です。
■概要
毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にGoogleスプレッドシートに記載するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ecforceとGoogleスプレッドシートを利用している企業やチーム
2.広告集計レポートの作成を効率化したい方
3.データ管理やレポート作成の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ取得や入力の手間を省き、リアルタイムで正確な広告パフォーマンスを把握できるようになり、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・定期的なレポート作成を自動化することで、マーケティング戦略の改善にも役立ちます。
■注意事項
・ecforce、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
ネクストエンジンで受注伝票が作成されたら、自動的に受注伝票情報をGoogleスプレッドシートに連携します。
ネクストエンジンの受注伝票情報をもとにGoogleスプレッドシート上で分析を行う際などにご利用ください。
連携するGoogleスプレッドシートや連携情報は自由に設定可能です。
■注意事項
・ネクストエンジン、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・情報を連携するスプレッドシートは表形式のものを用意してください。
■概要
GitHubでIssueが新しく作成または更新されたら、Googleスプレッドシートに自動で追加します。
■設定方法
・GitHub、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・GitHubの「Issueが新しく作成または更新されたら」というトリガーで、オーナー名とリポジトリ名を指定してください。
・Googleスプレッドシートの「レコードを追加する」というオペレーションで、追加先のスプレッドシート情報を指定してください。
■注意事項
・GitHubアカウントとGoogleスプレッドシートアカウントとの連携設定が必要です。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
前日のスマレジでの日時締め情報（売上情報）を毎日Googleスプレッドシートに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.売上情報の管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのデータ入力作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.スマレジとGoogleスプレッドシートを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleスプレッドシートに日時締め情報を格納することで、売上情報を一元管理しやすくなります。
・スプレッドシートの機能を活用してデータを整理・集計し、必要なレポートや可視化を行うことができ、経営判断や業務改善に役立つ洞察を得ることができます。
■注意事項
・スマレジ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
履歴書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、Googleスプレッドシートに格納してWorkplaceに通知するフローです。
履歴書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
Workplaceに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.楽楽明細を業務で活用している方
・請求書や領収書の管理をしている経理担当者
・社内の業務フローで楽楽明細を活用している総務担当者
2.帳票管理をしている方
・帳票データをGoogleスプレッドシートで管理している方
・楽楽明細の帳票データをGoogleスプレッドシートで共有しているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
楽楽明細は、帳票の発行や管理を効率化できるのがメリットです。
しかし、楽楽明細で発行される帳票情報を別のアプリに入力する業務がある場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートを使うことで、楽楽明細の帳票情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加することができます。
手動による情報入力が不要となり、記載ミスの削減や業務時間の短縮をすることができます。
このフローの後に、チャットツールと連携することで特定のメンバーとスピーディーに帳票情報を連携することが可能です。
■注意事項
・楽楽明細、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
これにより、YouTubeチャンネルの成果や統計情報を効果的に管理できます。
■設定方法
1.YouTubeとGoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.スケジュールトリガーでフローボットを実行するタイミングを指定してください。
3.YouTubeの「チャンネルレポートを取得する」オペレーションで、連携アカウントや取得するレポートの詳細設定を行ってください。
4.Googleスプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションで、取得したチャンネルレポートを指定したスプレッドシートに追加する設定を行ってください。
■注意事項
・YouTubeとGoogleスプレッドシートそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Googleスプレッドシートの追加先のシートやカラムの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・YouTubeのチャンネルレポートの詳細設定や取得する情報を適宜変更してください。
■概要
毎日指定の時間に前日のMeta広告（Facebook）からレポート情報を取得して、自動的にGoogleスプレッドシートに記載するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を運用しているマーケティング担当者
2.データ分析やレポート作成を効率化したい方
3.Googleスプレッドシートを活用している企業やチーム
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのレポート作成の手間を省き、スピーディーで正確なデータを基にした意思決定が可能になります。
・広告効果の測定・分析がスムーズに行うことができ、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・データの一貫性と正確性が保たれるため、マーケティング戦略の改善にも寄与します。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの定期バックアップを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのコピーやリネームといったバックアップ作業から解放され、ヒューマンエラーによるデータ紛失のリスクを防ぐことができます。
これにより、担当者はバックアップ作業に気を取られることなく、データの分析や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：バックアップに失敗した場合の通知方法は？
A：
失敗した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：バックアップファイルの形式は選べますか？
A：
はい、CSVもしくはPDF、Excel形式から選択が可能です。
「Google スプレッドシートをダウンロード」のAPI接続設定画面でファイルタイプを指定できます。
Q：バックアップ完了をSlackなどで通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックすると、オペレーションの追加ができます。
Yoomでは、様々なアプリと連携できます。
連携できるアプリについて、以下のリンクをご確認ください。
