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重要なデータを管理しているGoogle スプレッドシート、手作業でのバックアップに手間や不安を感じていませんか？
定期的なバックアップは必須だと分かっていても、忙しいとつい後回しにしてしまったり、コピーミスで古いデータを上書きしてしまったりするリスクは常に付きまといます。
万が一の事態に備えるための作業が、かえって新たなミスの原因になってしまうのは避けたいところです。
もし、指定したスケジュールで自動的にGoogle スプレッドシートのバックアップを作成できる仕組みがあれば、こうした日々の手間やヒューマンエラーの心配から解放され、安心して本来集中すべき業務に取り組む時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogleスプレッドシートのファイルを定期的にバックアップする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールでGoogleスプレッドシートのファイルを自動でバックアップするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
Google Driveも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「定期的にGoogle スプレッドシートのファイル情報をもとに、Google Driveでバックアップを作成する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートで複数のレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここでGoogle スプレッドシートの画面に移動し、シートの用意を行います。
今回は以下のシートを使用します。Google Driveのファイル情報を管理しているしている想定です。
Yoom画面に戻って、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は先ほどのシートを使用するため、「A1:A」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ファイルID」が「空でない」レコードを取得するように設定します。
設定を終えたら、テストボタンをクリックしてください。
取得した値に表示されたことを確認後、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、下記画像のように、先ほどのステップで取得した値（「ファイルID」）を設定します。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、Google Driveからファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の注意事項を確認したら、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ファイルID」を設定します。
下記の画像のように、繰り返し処理で取得した値を引用して設定してください。
続いて、「ファイルタイプ」を設定します。
プルダウンから選択してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。ダウンロードボタンをクリックすると、ダウンロードできているか確認ができます。
最後に、「完了」をクリックし、次に進んでください！
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したフォルダにバックアップを作成する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
クリックすると、API接続設定画面に移ります。
まずは、「格納先のフォルダID」を設定してください。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「ファイル名」を自由に設定してください。
今回は、入力欄をクリックして表示される「日付」と任意のワードを組み合わせて設定しました。
※日付変数についての詳細は以下のリンクをご確認ください。
最後に「ファイルの添付方法」・「ファイル」を設定しましょう！
プルダウンから選択して、以下のように設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
ここで、Google Driveの画面を開き、先ほど指定したフォルダにファイルがアップロードされているか確認しましょう！
無事にアップロードされましたね。
※今回のフローボットでは、繰り返し処理を使用しているため、ステップ4で取得したファイルIDのうち、1件のみがアップロードされます。
このあと、フローボットのトリガーをONにすると、順番にアップロードされますので、ご安心ください。
最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートを活用すれば、ecforceやMeta広告（Facebook）、YouTubeなどの各種レポートを毎日自動で取得し、常に最新の統計データをシートに記録し続ける運用が可能です。また、スマレジの売上情報やネクストエンジンの受注伝票、クラウドサインでの契約締結完了、GitHubのIssue更新など、外部サービスの動きに合わせて情報を自動でデータベース化できます。さらに、楽楽明細の帳票情報やAIで読み取った履歴書のデータ、gBizINFOで検索した法人情報をシートに追加し、Workplaceへ通知を飛ばすといった高度なワークフローも構築可能です。
Google スプレッドシートの定期バックアップを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのコピーやリネームといったバックアップ作業から解放され、ヒューマンエラーによるデータ紛失のリスクを防ぐことができます。
これにより、担当者はバックアップ作業に気を取られることなく、データの分析や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：バックアップに失敗した場合の通知方法は？
A：
失敗した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：バックアップファイルの形式は選べますか？
A：
はい、CSVもしくはPDF、Excel形式から選択が可能です。
「Google スプレッドシートをダウンロード」のAPI接続設定画面でファイルタイプを指定できます。
Q：バックアップ完了をSlackなどで通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックすると、オペレーションの追加ができます。
Yoomでは、様々なアプリと連携できます。
連携できるアプリについて、以下のリンクをご確認ください。
