「Microsoft Excelで管理しているメールリストに、一件ずつ手作業でメールを送るのは時間がかかる…」
もし、Microsoft Excelに記載されたリスト情報を基に、Gmailからパーソナライズされたメールを自動で一括送信できる仕組み があれば、これらの悩みを減らし、より重要なマーケティング活動や顧客対応に使える時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間や時間を抑えられるため、まずは自動化を導入して作業を楽にしていきましょう。とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelのリストを基にGmailでメールを一括送信する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに試せます。
定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する
試してみる
Microsoft ExcelのリストからGmailへ定期的にメールを一括送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週月曜日の朝にMicrosoft Excelのリストを読み込み、Gmailから一括でメールを送信するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、
登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
Microsoft ExcelとGmailのマイアプリ連携
スケジュールのトリガー設定とMicrosoft Excel、Gmailのアクション設定
定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する
試してみる
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する
試してみる
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まず、フローの開始タイミングを決めます。
今回は「曜日指定」タブを開きます。
ステップ4：Microsoft Excel（OneDrive）のメールリストを読み込む
次に、OneDrive上のMicrosoft Excelからメール送信リストを取得します。
「複数のレコードを取得する（最大10件）」を選択します。
Microsoft Excelと連携するアカウントを選択します。
Microsoft Excelシートには「メールアドレス」「件名」「送信内容」の3列を用意しておきましょう。
データベース連携画面で、保存場所を「OneDrive」にします。
取得条件として「メールアドレス」「空でない」を指定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功が表示され、3件のレコードが取得されたことを確認します。
確認後、「完了」をクリックします。
ステップ5：データごとに繰り返し処理を行う設定をする
取得したMicrosoft Excelデータの各行を1件ずつ処理できるようにします。
繰り返しの対象オペレーションに「複数のレコードを取得する（最大10件）」を選択します。
さらに「送信内容」を追加します。
最後に、Microsoft Excelの各行データを使ってGmailでメールを送信します。
宛先（To）欄に「メールアドレスのループ変数」を指定します。
必要に応じてCC・BCC・差出人名を入力してください。
件名に「件名のループ変数」、本文に「送信内容のループ変数」を設定します。
送信内容の確認画面で差出人・宛先・件名・本文を確認します。
テストが成功すると「メールを送信しました」と表示されます。
実際に受信したメールを開き、件名と本文がMicrosoft Excelの内容と一致していることを確認します。※実際のフロー稼働時は、取得したレコード分メールが送信されます。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がMicrosoft ExcelのリストからGmailでメールを一括送信する方法でした。
Microsoft Excelを使った自動化例 様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
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毎日ecforceから広告集計レポートを取得してMicrosoft Excelに記載する
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Googleフォームで特定の条件に合う回答があったら、Microsoft Excelの在庫情報を更新する
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Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する
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Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する
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Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成する
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Microsoft Excelで管理の在庫数が不足したらDiscordに通知する
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Notionでページが更新されたら、 Microsoft Excelのレコードも更新する
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Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Excelに追加する
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Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成する
試してみる
まとめ
Microsoft ExcelのリストからGmailへのメール一括送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた配信作業の手間を削減し、宛先や内容のコピペミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味があれば、ぜひ
こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：送信済みの人に重複して送らない方法は？
A：
まず、「メールを送る」直下に「レコードを更新する」アクションを追加します。
Q：宛先不明で送信エラーになった場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：Microsoft Excelリストの情報に基づき、個別のファイルを添付できますか？
A：
はい、URLでの対応になりますができます。
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