定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する

‍■概要

Microsoft Excelで管理しているメールリストをもとに、Gmailで一件ずつメールを送信する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、他の業務を圧迫することはないでしょうか。このワークフローは、定期的なスケジュールをトリガーにして、Microsoft Excelのメールリストから情報を自動で取得し、Gmailで一括送信する処理を自動化します。定型的なメール配信業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelのリストをもとにGmailで定期的なメール配信を手作業で行っている方
• メールマガジンや案内など、特定のリストへの一斉送信業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による宛先の設定ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業でのメール送信に費やしていた時間を短縮できます。
• Microsoft Excelからのデータ転記や手入力が不要になるため、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動したい日時を指定します。
3. オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、メールリストが記載されたファイルやシートを指定します。
4. 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したリストのレコード数分、後続の処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、繰り返し処理の中で各宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など任意の間隔で設定可能です。
• Microsoft Excelの設定では、特定の条件に合致する行のみを取得するなど、任意の検索条件を設定できます。
• 繰り返し処理機能では、前段のMicrosoft Excelで取得した一覧データを変数として用いることで、繰り返し処理の条件をカスタマイズできます。
• Gmailの設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。Microsoft Excelから取得した名前などの情報を変数として件名や本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelに対して値の取得を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。