「Google スプレッドシートのリストを見ながら、一件一件メールを手作業で送信していて大変…」
「宛名や本文の一部を書き換える作業は時間がかかるし、コピペミスも起こりそうで不安…」
このように、リストをもとにしたメールの一斉送信業務に、手間や課題を感じていませんか？
そんな時は、Google スプレッドシートのリスト情報をもとに、Gmailから宛名や内容がパーソナライズされたメールを自動で一括送信できる仕組み がオススメ！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle スプレッドシートのデータをもとにメールを送信する業務フロー自動化のテンプレート がすでに用意されています。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
Google スプレッドシートとGmailを連携して差し込みメールを送信するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、「Google スプレッドシートで行が追加された際に、その行の情報を引用してGmailからメールを自動で送信する 」フローの設定手順を解説していきます！
これまで手作業で行っていた顧客リストへの案内メールや、社内へのリマインドメールなどを自動化できることで、送信業務の効率化に期待できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoom
※今回連携するアプリの公式サイト： Google スプレッドシート Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ登録 テンプレートをコピー Google スプレッドシートのトリガー設定とGmailのメール送信設定 トリガーをONにしてフローの動作確認 《参考》基本的なフローボットの作成方法
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ登録 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
Google スプレッドシート 以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
Gmail こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。テンプレート
まずは以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートのコピーからスタートしましょう。
【Tips】テンプレートのコピー手順
以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック Yoomのアカウントにログインアカウント登録 コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
まずは、Google スプレッドシートのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーして、あとで設定しようと思って画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった…といった場合もあるでしょう。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定 最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、指定するGoogle スプレッドシートに行が追加された際に、フローが起動するように設定していきますよ！
設定項目1つ目の「行が追加されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するGoogleアカウントと、起動対象として検知したいアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されていますよ！
アクションは「行が追加されたら」のままでOKです！
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここでは、トリガーの起動間隔や検知対象となるGoogle スプレッドシートの設定を行います。まずは下図の設定方法をご確認ください。
それでは設定を進めていきましょう！トリガーの起動間隔
プルダウンメニューより、5分・10分・15分・30分・60分の間隔の中からお好みで選択できます。プラン
2.スプレッドシートID
フローと連携するシートを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補の中から該当のものを選択しましょう。
3.シートID
「スプレッドシートID」同様に、候補から起動対象とするタブを選択します。
4.テーブル範囲
この場合、情報を取得したいテーブル範囲は「A列からH列」となるため、「テーブルの範囲（始まり）」には「A」と入力します。
「テーブルの範囲（終わり）」は「H」と入力する、といったように設定しましょう。
使用するGoogle スプレッドシートの内容に合わせて設定してみてくださいね！
「一意の値が入った列」には、「管理番号」など、同列内の他の行と値が被らない列を設定します。
今回用意したシートの場合、「管理番号」が同列内で値が被ることがない列となるので、「A」と入力していますよ！
設定完了後は動作確認のためにテストを行いますので、シートに行を追加してください。
追加後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。取得した値
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
《参考》テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
テストが成功し、取得した値が正しく抽出されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！
ステップ4：Gmailのメール送信設定 あっという間に最後のステップです！
(1/3)設定項目の選択
設定項目2つ目の「メールを送る」をクリックしてください。
(2/3)メールの設定
送信するメールの詳細設定をしていきます。
連携アカウントとアクションは、ステップ3と同じように設定内容を確認しておきましょう。
To
特定の関係者への通知や共有用として活用する場合は、任意のメールアドレスを設定してくださいね！
▼「取得した値」の引用方法▼
2.件名
【共有】など、毎回同じテキストを繰り返し使う定型的な文章は直接入力することで、”固定値”となるので、「取得した値」と併せてご活用ください。
本文
送信するメールの本文を設定していきます。
(3/3)メール送信のテスト
設定したメールの内容を確認し、問題がなければ「テスト」をクリックして動作確認を行いましょう。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう。エラー表示があった場合
正常にメールが送信できていることを確認したら「完了」をクリックし、設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認 ここまで設定お疲れ様でした！
これで今回のフローの設定はすべて完了になります。
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。
「フローを実際に動かすのは、あとでにしたい！」という場合もあるでしょう。
以上が「Google スプレッドシートで行が追加された際に、その行の情報を引用してGmailからメールを自動で送信する 」フローの設定手順でした！
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例 Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。BASEやCalendly、HRMOS等の情報をGoogle スプレッドシートに自動集約できます。
また、行の追加・更新をトリガーに、ShopifyやBacklogへの同期、見積書発行やOutlookタスク作成まで自動化し、データ管理と実務を一元化します。
Google スプレッドシートで行が更新されたらShopifyの商品情報も更新する
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指定日時にHRMOSから雇用条件を取得して、Google スプレッドシートを更新する
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Airtableでレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートをコピーする
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Google スプレッドシートで行が更新されたらBacklogのステータスを更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、見積書を発行してSlackに通知する
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BASEで注文が発生したら、Google スプレッドシートへ注文情報を追加する
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Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google スプレッドシートの行を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Outlookにタスクを作成する
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Google スプレッドシートに行が追加されたら、Microsoft Excelに同期する
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Calendlyで特定条件に合う予定が登録されたら、Google スプレッドシートに行を追加する
試してみる
まとめ いかがでしたか？これまで手作業で行っていた一件一件のメール送信作業や、宛名・本文の書き換えといった手間を削減し、送信ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にできます。
また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は広がります。
この機会に自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
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よくあるご質問
Q：メール送信後にGoogle スプレッドシートを自動更新できますか？
A：
はい、できます。メール送信後にGoogle スプレッドシートの行を「送信済み」などと更新したい場合は、「レコードを更新する」アクションを追加してご利用ください。
▼詳細設定 参考▼ ①更新したいレコードの条件： 「管理番号」などユニークな値を設定しておくことで、誤って異なるレコードを更新してしまうリスクを低減できます。
②更新したいレコードの値： 更新したい項目に、更新後の値を設定します。特に更新する必要のない項目は、空欄のままで問題ないです。
Q：特定の条件を満たした行だけ送信できますか？
A：
はい、可能です。たとえば「ステータスが承認になっている場合」など条件を絞って連携したい場合は、「分岐する
「分岐する」オペレーションを入れることで、指定する条件に一致するデータに絞ってメールを自動送信できるようになりますよ！
【注意事項】
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっており、フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Q：メールにファイルを添付することは可能ですか？
A：
はい、可能です。「メールを送信する」アクションの設定時に、「添付ファイル」の設定項目があるので、こちらをご活用ください。
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