■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方
- 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください
- Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として本文に差し込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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