Google スプレッドシートで行が更新されたら、見積書を発行してSlackに通知する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、都度見積書を作成してSlackで共有する作業は手間がかかるものです。手作業での書類作成や共有は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや関係者への通知漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、自動で見積書が発行され、指定したSlackチャンネルに通知できます。見積書発行から共有までを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• 見積書の発行からSlackでの共有までの一連の作業に、手間や時間を要している方
• 書類作成における入力ミスや、関係者への共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行更新をきっかけに見積書発行とSlack通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記やファイル添付がなくなることで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、見積書を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガーでは、対象のスプレッドシートIDやシートID、更新を検知したい列などを任意に指定してください。
• 分岐機能では、フローボットを起動させる任意の条件を設定します。例えば、特定の列に「見積作成」と入力された場合にのみ書類が発行されるように設定ができます。
• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、見積書の雛形となるスプレッドシートのファイルID、発行したファイルの格納先フォルダ、出力ファイル名などを指定します。
• Slackでファイルを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDやメンバーID、送信するメッセージ内容などを自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとSlackをそれぞれYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。