「Salesforceの取引先情報を更新する際、一件ずつ手作業で対応していて時間がかかってしまう…」
「管理しているデータが多く、エクスポートして修正・再度インポートする作業が手間…」
このように、Salesforceの取引先情報を更新する作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし表計算ソフトなどにまとめたリストをもとに、Salesforceの取引先情報を自動で一括更新できる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。面倒なデータメンテナンス作業に追われることなく、より重要な営業戦略の立案や顧客対応に集中する時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceの取引先情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートをもとにSalesforceの取引先を一括更新する
試してみる
■概要
Salesforceに登録されている取引先情報を、リストをもとに一件ずつ手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Salesforceの取引先情報を一括で更新する作業を自動化し、定期的なデータメンテナンスの手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの運用を担当し、手作業での取引先情報の一括更新に課題を感じている方
- Google スプレッドシートで管理しているリストを、定期的にSalesforceへ反映させたい方
- データメンテナンスの工数を削減し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に情報が更新されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、ワークフローを起動したい任意のスケジュールを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象の取引先情報が記載されたシートと範囲を指定します。
- 次に、繰り返し機能を使って、取得したレコード1件ごとに対して処理を行うように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに取引先情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールのトリガー設定で、ワークフローを起動する間隔（毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートから取得するレコードの範囲や、どの列の情報を取得するかを任意で設定してください。
- Salesforceで更新する取引先の項目と、Google スプレッドシートのどの情報を紐付けるかを任意でマッピング設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」機能とSalesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートとSalesforceを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの情報をもとにSalesforceの取引先を一括更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとSalesforceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定、Google スプレッドシートのアクション設定、繰り返し設定、Salesforceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートをもとにSalesforceの取引先を一括更新する
試してみる
■概要
Salesforceに登録されている取引先情報を、リストをもとに一件ずつ手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Salesforceの取引先情報を一括で更新する作業を自動化し、定期的なデータメンテナンスの手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの運用を担当し、手作業での取引先情報の一括更新に課題を感じている方
- Google スプレッドシートで管理しているリストを、定期的にSalesforceへ反映させたい方
- データメンテナンスの工数を削減し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に情報が更新されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、ワークフローを起動したい任意のスケジュールを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象の取引先情報が記載されたシートと範囲を指定します。
- 次に、繰り返し機能を使って、取得したレコード1件ごとに対して処理を行うように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに取引先情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールのトリガー設定で、ワークフローを起動する間隔（毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートから取得するレコードの範囲や、どの列の情報を取得するかを任意で設定してください。
- Salesforceで更新する取引先の項目と、Google スプレッドシートのどの情報を紐付けるかを任意でマッピング設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」機能とSalesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google スプレッドシートとSalesforceのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートをもとにSalesforceの取引先を一括更新する
試してみる
■概要
Salesforceに登録されている取引先情報を、リストをもとに一件ずつ手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Salesforceの取引先情報を一括で更新する作業を自動化し、定期的なデータメンテナンスの手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの運用を担当し、手作業での取引先情報の一括更新に課題を感じている方
- Google スプレッドシートで管理しているリストを、定期的にSalesforceへ反映させたい方
- データメンテナンスの工数を削減し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に情報が更新されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、ワークフローを起動したい任意のスケジュールを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象の取引先情報が記載されたシートと範囲を指定します。
- 次に、繰り返し機能を使って、取得したレコード1件ごとに対して処理を行うように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに取引先情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールのトリガー設定で、ワークフローを起動する間隔（毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートから取得するレコードの範囲や、どの列の情報を取得するかを任意で設定してください。
- Salesforceで更新する取引先の項目と、Google スプレッドシートのどの情報を紐付けるかを任意でマッピング設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」機能とSalesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
「スケジュールトリガー」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
1) 日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
※詳しくはこちらをご参照ください。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
まず準備として、取引先情報管理用のシートを用意しておきましょう。
この時、都道府県名などがSalesforceの表記に合致するように入力します。
上記2記事も併せてご参照ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリック。
データベースの連携に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックしましょう。
ここからは取得したいレコードの条件を設定していきます。
「取得したいレコードの条件」の左の欄は用意したシートの項目名がプルダウンになっているので、取得したい条件に合わせて選択してください。
今回は例として「更新日」の項目が「明日(変数)」と等しい場合にレコードを取得するよう設定しています。
他の項目で絞ることもできるので、変数を指定したり固定のテキストを入力したりして設定しましょう。
※Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法も併せてご参照ください。
条件は「+ トリガー条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。翌日が更新日の取引先のみ抽出されました！
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：繰り返し設定
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「同じ処理を繰り返す」の設定方法も併せてご参照ください。
複数のレコードを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリック。
オペレーションは「複数のレコードを取得する（最大300件）」のままで大丈夫です。
取得した値の欄は、先ほど取得したGoogle スプレッドシートの値がプルダウンになっています。
まず一つ選択しましょう。
項目は「+ 取得した値を追加」から最大15個まで設定できます。
ヘッダーの数だけ項目を増やし、順番に値を設定していってください。
設定が完了したら保存しましょう。
この設定により、次のステップではデータを1行ずつ読み取りながら処理を進められるようになります。
※繰り返し実行可能な回数は1000回が上限です。
ステップ6：Salesforceのアクション設定
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
Google スプレッドシートから取得した内容をもとに、Salesforceで1件ずつレコードを更新していく設定をします。
はじめに、Google スプレッドシートの内容に合わせてSalesforceでテスト用の取引先を登録しておきましょう。
今回は例として、敢えて住所を空欄にした取引先を登録しました。
ここに住所を追記する想定で進めていきます。
登録したらYoomの設定画面に戻り「レコードを更新する」をクリック。
データベースを連携していきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にテキストボックス下部の説明を参考に、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックしましょう。
今回は取引先を更新するため、オブジェクトのAPI参照名は「Account」にしました。
※アプリと連携するにおけるSalesforceの各API参照名の確認の仕方についてもご参照ください。
ここから詳細設定をしていきます。
「①更新したいレコードの条件」の左の欄は取引先情報の項目名がプルダウンになっているので、一意の値が入っている項目を選択しましょう。
今回は「取引先名（Name）」にしています。
次に「等しい」の右の欄に、先ほど選択した項目と同じGoogle スプレッドシートの値を設定してください。
これで「取引先名」をキーとして更新するレコードを見つけ出すことができます。
最後に「②更新後のレコードの値」の更新したい項目の欄に、固定値を入力したり対応する値を選択したりしましょう。
以下のように繰り返し設定をもとにした各項目のループ変数の値を指定すると、処理を繰り返すごとに各行の値が反映されます。
※更新しない列は空欄のままにしてください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらを確認しましょう。
Salesforceの取引先情報が更新されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google スプレッドシートの情報をもとにSalesforceの取引先を一括更新する方法でした！
Salesforceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Salesforceに新規リードが登録された際、kintoneに自動で登録される設定を導入することで、手動でのデータ入力作業を削減できます。
これらの自動化フローは、データ管理業務を軽減し、より重要な業務に注力できる時間を確保するために有効です。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
- データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにMicrosoft SharePointへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を間違えたり、作成そのものを忘れてしまったりといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの取引先登録をトリガーとして、Microsoft SharePointに関連フォルダを自動で作成できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 顧客ごとのドキュメント管理を効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- Salesforceへのデータ入力に付随する後続作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに取引先が登録されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した取引先名などを基にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォルダ作成の履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご自身の環境のマイドメインURLを設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所や命名規則などを、固定値やSalesforceから取得した情報を用いて任意に設定できます。
- Salesforceにレコードを追加するアクションでは、記録対象のオブジェクトや項目、記録する内容などを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定可能です。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している商談情報、更新のたびに手作業で関係者に連絡していませんか？情報共有が遅れたり、連絡漏れが発生したりと、ビジネスチャンスに影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報が更新されると、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知することができ、商談の進捗をチーム全体でスムーズに把握できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談情報をMicrosoft Teamsでスムーズに共有したい営業担当者の方
- 手作業での更新連絡に手間を感じ、商談の進捗共有を自動化したいマネージャーの方
- SalesforceとMicrosoft Teams間の連携をノーコードで実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談更新をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsへ通知されるため、連絡の手間や時間を削減できます。
- 手動での連絡による通知漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した商談情報を本文に含めて通知されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した商談名や金額などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、見積書を発行しOutlookで送信する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、見積書を発行しOutlookで送信する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。
営業担当者がSalesforceで商談のステータスを更新するだけで、自動的に見積書が作成され、Outlookを通じて顧客に送信されます。
これにより、手動での見積書作成やメール送信の手間を省き、迅速な対応が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して営業活動を行っている営業担当者の方
- 見積書の作成や送信に時間がかかっている営業チームのリーダー
- 業務の自動化を進めて、営業プロセスを効率化したい経営者の方
- 見積書作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Salesforceでのステータス更新後、自動で見積書作成から送信までが完了するため、手作業での時間を大幅に削減できます。
また、見積書作成時の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防止します。
自動化により、見積書の即時送信されることで顧客への迅速な対応が可能となり、信頼性の向上につながります。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？ 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方
- 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
- メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
- 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。
■注意事項
- Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリードに対して、一件ずつOutlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的なご案内メールの場合、手作業でのコピー＆ペーストは宛先間違いや内容の不備といったミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでOutlookの定型メールを自動で送信できるため、こうした手作業を効率化し、顧客への迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を元に、Outlookでメールを手動作成している営業担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、営業活動全体の効率を上げたいと考えているチームリーダーの方
- 定型メールの送信ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面から離れることなく定型メールを送信できるため、メール作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。
- 手作業での宛先入力や本文コピーによる、送信間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceのリード情報から取得した会社名や担当者名などを変数として差し込むことができます。
■注意事項
- Salesforce、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceに新規リードが登録されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録されるたびに、手作業でChatworkに必要な情報をコピー＆ペーストして通知するのは手間がかかり、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Salesforceへのリード登録をトリガーに、Chatworkへ自動で通知を送信できます。これにより、情報共有と業務の効率化を実現し、営業活動を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとChatworkを併用し、リード情報を手動で共有している営業担当者の方
- リード情報の共有漏れや遅延を防ぎ、営業チームの連携を強化したいマネージャーの方
- 手作業による情報伝達の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリードが登録されると、関連情報がChatworkに自動で通知されるため、これまで情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、通知の漏れや誤った情報を伝達してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基に任意のメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SalesforceをYoomと連携する際に、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください。
- Chatworkのメッセージ送信オペレーションでは、通知したいメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したリードの会社名や担当者名などの情報を変数としてメッセージに含めることも可能です。
■注意事項
- Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加して、Google Chatに通知するフローです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
また、データ格納先のオブジェクトを商談オブジェクト、取引先オブジェクトなど、任意のオブジェクトに変更して利用することも可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、Salesforce、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Salesforceの取引先情報の一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ更新の手間や時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。
これにより営業担当者や管理者は面倒なデータメンテナンス業務から解放され、顧客との関係構築や戦略立案といった付加価値の高いコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシートの代わりにMicrosoft Excelを使えますか？
A：使えます。
Google スプレッドシートのアクションをMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」に変更してください。
Q：更新だけでなく、新規取引先の追加もできますか？
A：可能です。
データベースの連携画面でSalesforceのアクションを「レコードを追加する」に変更してください。
Q：取引先以外の情報（商談やリードなど）も更新できますか？
A：オブジェクトのAPI参照名を変更することで可能です。
商談の場合「Opportunity」、リードの場合「Lead」と入力してください。
