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「資料作成にAIを活用したいけれど、具体的にどうすれば良いのかわからない…」
「Googleフォームで集めたアンケート結果や申し込み情報を、手作業で資料にまとめるのに時間がかかりすぎている…」
このように、AIを使った資料作成の可能性を感じつつも、その連携方法や日々のデータ整理に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた情報を基にAIが自動で資料を作成し、指定のツールに共有まで完了する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、資料作成にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた情報をAIで資料化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々Googleフォームなどで収集する様々な情報をAIで資料化し、その後の共有や保存を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
資料作成から連携までの一連の流れを効率化することで、手作業によるミスを減らし、貴重な時間を他の業務に充てることが可能になります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた内容を基にAIが資料を作成し、Slackなどのチャットツールへ自動で共有する</span>ことで、チーム内での迅速な情報共有やフィードバック収集が可能になり、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで集めた情報をAIが資料化し、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動送信する</span>設定を行えば、報告資料の配布や顧客への情報提供といった定型的なメール送信業務を効率化し、送信漏れなどのミスも防げます。
<span class="mark-yellow">Tallyなどのフォームツールで収集したデータをAIが資料としてまとめ、Boxのようなストレージサービスに自動で保存する</span>ことで、作成された資料の整理や管理が容易になり、必要な時にすぐにアクセスできる状態を維持できます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、AIが自動で資料を作成し、その結果をSlackで共有するフローを解説していきます！
この設定により、フォーム送信があるたびに手動で資料を作成し共有する手間がなくなり、迅速な情報展開が実現できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメントをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」をクリックしたら、 Googleドキュメントの連携完了です！
【Slackのマイアプリ連携】
続いて、Slackのマイアプリ連携をします。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Slackを検索してください。
Slackを選択すると、以下の画面に遷移します。
この画面で、投稿先を選択して「許可する」をクリックしてください。
以上で、Slackのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリのアイコンを確認できたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて修正します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はテスト用として、このようなGoogleフォームを事前に作成しています！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答してください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面で各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
先ほどテスト解凍した内容が反映されていたら、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定しましょう！
資料の構成についてのプロンプトも任意で設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
必要箇所を入力し、画面を下にスクロールしましょう。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」：合っているか確認
次に、雛形書類を準備してください。
まだ雛形書類を作成していない方は、こちらを参考にぜひ作成してみてくださいね。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
Yoom画面に戻り、「ドキュメントのファイルID」を設定しましょう！
下記画像のように、候補から選択できます。
次に、発行書類の設定を行います。
日付を入力したい場合は、入力欄をクリックして表示される「日付」の欄から選択できます。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、置換条件の設定画面に遷移したら、設定方法を確認してください。
「置換後の文字列」には、「取得した値」を引用して設定を行ってください。各項目に該当するものを選択していきましょう！
｛日付｝の項目は、ボックスをクリックして表示される「日付」の欄から選択可能です。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
すると、取得した値が表示されました！
問題なければ、「保存する」をクリックして次の設定に進んでください。
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックします。
次に進むと以下の画面が表示されます。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウントを確認します。アクションは変更せず、「次へ」のボタンをクリックしましょう！
続いて、API接続設定を行う画面が表示されます。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう！
次に、「メッセージ内容」を入力します。下図のように、アウトプットを引用することが可能です。
※メンション付きで通知したい場合はこちらを参考にしてください。
最後に「ファイルの添付方法」を選択します。
「取得した値を使用する」を選択することで、ステップ5で取得した値が反映されます！
「テスト」をクリックすると、実際にテスト送信が行われます。
Slackの画面に移り、内容を確認し問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介したフォーム情報を基にした資料作成以外でも、AIを使用して資料作成を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleフォームで収集した情報を基にAIが資料を自動作成し、Slackなどのツールへ共有する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた資料作成や情報共有の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。</span>
これにより、アンケート結果の分析や顧客からのフィードバック対応など、より付加価値の高い業務に集中できる時間が増え、業務全体の効率化が図れるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って設定するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしAIを活用した資料作成の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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