※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「資料作成にAIを活用したいけれど、具体的にどうすれば良いのかわからない…」
「Googleフォームで集めたアンケート結果や申し込み情報を、手作業で資料にまとめるのに時間がかかりすぎている…」
このように、AIを使った資料作成の可能性を感じつつも、その連携方法や日々のデータ整理に課題を感じていませんか？
もし、フォームで受け付けた情報を基にAIが自動で資料を作成し、指定のツールに共有まで完了する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、資料作成にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受け付けた情報をAIで資料化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果やお問い合わせ内容をもとに、手作業で資料を作成し、Slackで共有する業務に手間を感じていませんか。また、情報の転記ミスや共有漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、AIが資料のテキストを生成し、Googleドキュメントで資料を作成、そしてSlackへ自動で共有するため、これらのプロセスを効率化し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報を活用し、報告書や議事録などの資料作成を効率化したい方
- AIを活用して定型的なドキュメント作成の初動を自動化し、作業時間を短縮したい方
- 作成した資料をSlackで迅速かつ正確に関係者へ共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から資料作成、Slackでの共有までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや資料の添付漏れ、共有先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の品質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容を基に資料の本文や要約を生成するよう指示します。
- さらに、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Googleドキュメントであらかじめ用意したテンプレートに、AIが生成したテキストやフォームの情報を差し込み、資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントを指定したチャンネルやメンバーに自動で共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、生成するテキストの内容やトーンを調整するため、プロンプトを任意でカスタムでき、Googleフォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント）のオペレーションでは、使用する任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、AIが生成したテキストやフォームの回答などを、雛形内の任意の箇所に変数として設定して差し込むことが可能です。
- Slackへのファイル送付オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるだけでなく、通知時のメッセージ本文も固定値を入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
フォームデータをAIで資料化し自動連携する方法
日々Googleフォームなどで収集する様々な情報をAIで資料化し、その後の共有や保存を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
資料作成から連携までの一連の流れを効率化することで、手作業によるミスを減らし、貴重な時間を他の業務に充てることが可能になります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの情報をAIで資料化し、チャットツールに共有する
Googleフォームなどで受け付けた内容を基にAIが資料を作成し、Slackなどのチャットツールへ自動で共有することで、チーム内での迅速な情報共有やフィードバック収集が可能になり、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果やお問い合わせ内容をもとに、手作業で資料を作成し、Slackで共有する業務に手間を感じていませんか。また、情報の転記ミスや共有漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、AIが資料のテキストを生成し、Googleドキュメントで資料を作成、そしてSlackへ自動で共有するため、これらのプロセスを効率化し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報を活用し、報告書や議事録などの資料作成を効率化したい方
- AIを活用して定型的なドキュメント作成の初動を自動化し、作業時間を短縮したい方
- 作成した資料をSlackで迅速かつ正確に関係者へ共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から資料作成、Slackでの共有までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや資料の添付漏れ、共有先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の品質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容を基に資料の本文や要約を生成するよう指示します。
- さらに、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Googleドキュメントであらかじめ用意したテンプレートに、AIが生成したテキストやフォームの情報を差し込み、資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントを指定したチャンネルやメンバーに自動で共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、生成するテキストの内容やトーンを調整するため、プロンプトを任意でカスタムでき、Googleフォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント）のオペレーションでは、使用する任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、AIが生成したテキストやフォームの回答などを、雛形内の任意の箇所に変数として設定して差し込むことが可能です。
- Slackへのファイル送付オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるだけでなく、通知時のメッセージ本文も固定値を入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
フォームの情報をAIで資料化し、メールで送信する
Googleフォームなどで集めた情報をAIが資料化し、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動送信する設定を行えば、報告資料の配布や顧客への情報提供といった定型的なメール送信業務を効率化し、送信漏れなどのミスも防げます。
フォームの情報をもとに、AIで資料を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームに入力された情報をもとに、資料を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるのではないでしょうか？
特に、手作業での資料作成やメール送信は、時間がかかり、人的ミスのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報入力だけでAIによる資料作成とGmailからの自動送信が実現でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム情報を基にした資料作成とメール送信に手間を感じている業務担当者の方
- AIを活用して、定型的な資料作成業務の効率化を目指している方
- Gmailでの手動メール送信におけるミスや作業負荷を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から資料作成、Gmailでのメール送信までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報入力ミスやメールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションでフォーム情報を基に資料内容を生成します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで生成されたテキストを元に資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成された資料を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、資料作成の基となる情報を収集するフォームを任意で設定してください。
- テキスト生成機能の設定では、生成するテキストの文字数に応じたアクションの選択、AIへの指示（プロンプト）、出力言語を任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形となるGoogleドキュメント、発行後の書類名、そしてフォーム情報やAI生成テキストを差し込むための置換文字列を任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、メールの件名、本文を任意で設定してください。
■注意事項
フォームの情報をAIで資料化し、ストレージサービスに保存する
Tallyなどのフォームツールで収集したデータをAIが資料としてまとめ、Boxのようなストレージサービスに自動で保存することで、作成された資料の整理や管理が容易になり、必要な時にすぐにアクセスできる状態を維持できます。
Tallyの情報をもとに、AIで資料を作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
Tallyで収集したアンケート結果や問い合わせ情報を基に、手作業で資料を作成しBoxへ保存する業務は、時間と手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Tallyへのフォーム送信をきっかけに、AIが自動でテキストコンテンツを生成し、Googleドキュメント経由で書類を作成、最終的にBoxへ保存するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を基に、AIを活用して資料作成の効率化を図りたいと考えている方
- Googleドキュメントで作成した資料を、手作業でBoxにアップロードし管理している方
- 定型的な資料作成と保存業務に時間を取られ、他の重要業務に集中できていない方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへの情報送信からBoxへの資料保存までの一連のプロセスが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記漏れや、ファイル名の誤り、保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Tally、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「Form Submission」（フォームが送信されたら）というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Tallyから受け取った情報を基にAIがテキストを作成するようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元に指定の雛形から書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Googleドキュメントで作成されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- テキスト生成機能の設定では、生成するテキストの適切な文字数や、AIに指示するプロンプトの内容、そして出力したい言語を任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形となるGoogleドキュメントと、発行後の書類をYoom上で連携し、Tallyのフォーム情報やAIが生成したテキストで置き換える文字列を任意で設定してください。
- Boxでファイルをアップロードするアクションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるBox内のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォームの情報をAIで資料作成しSlackに共有するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、AIが自動で資料を作成し、その結果をSlackで共有するフローを解説していきます！
この設定により、フォーム送信があるたびに手動で資料を作成し共有する手間がなくなり、迅速な情報展開が実現できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム・Googleドキュメント・Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、AIによるテキスト生成の設定、 Googleドキュメント・Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果やお問い合わせ内容をもとに、手作業で資料を作成し、Slackで共有する業務に手間を感じていませんか。また、情報の転記ミスや共有漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、AIが資料のテキストを生成し、Googleドキュメントで資料を作成、そしてSlackへ自動で共有するため、これらのプロセスを効率化し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報を活用し、報告書や議事録などの資料作成を効率化したい方
- AIを活用して定型的なドキュメント作成の初動を自動化し、作業時間を短縮したい方
- 作成した資料をSlackで迅速かつ正確に関係者へ共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から資料作成、Slackでの共有までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや資料の添付漏れ、共有先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の品質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容を基に資料の本文や要約を生成するよう指示します。
- さらに、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Googleドキュメントであらかじめ用意したテンプレートに、AIが生成したテキストやフォームの情報を差し込み、資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントを指定したチャンネルやメンバーに自動で共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、生成するテキストの内容やトーンを調整するため、プロンプトを任意でカスタムでき、Googleフォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント）のオペレーションでは、使用する任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、AIが生成したテキストやフォームの回答などを、雛形内の任意の箇所に変数として設定して差し込むことが可能です。
- Slackへのファイル送付オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるだけでなく、通知時のメッセージ本文も固定値を入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
ステップ1：Googleフォーム・Googleドキュメント・Slackをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメントをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」をクリックしたら、 Googleドキュメントの連携完了です！
【Slackのマイアプリ連携】
続いて、Slackのマイアプリ連携をします。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Slackを検索してください。
Slackを選択すると、以下の画面に遷移します。
この画面で、投稿先を選択して「許可する」をクリックしてください。
以上で、Slackのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリのアイコンを確認できたら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果やお問い合わせ内容をもとに、手作業で資料を作成し、Slackで共有する業務に手間を感じていませんか。また、情報の転記ミスや共有漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、AIが資料のテキストを生成し、Googleドキュメントで資料を作成、そしてSlackへ自動で共有するため、これらのプロセスを効率化し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報を活用し、報告書や議事録などの資料作成を効率化したい方
- AIを活用して定型的なドキュメント作成の初動を自動化し、作業時間を短縮したい方
- 作成した資料をSlackで迅速かつ正確に関係者へ共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から資料作成、Slackでの共有までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや資料の添付漏れ、共有先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の品質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容を基に資料の本文や要約を生成するよう指示します。
- さらに、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Googleドキュメントであらかじめ用意したテンプレートに、AIが生成したテキストやフォームの情報を差し込み、資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントを指定したチャンネルやメンバーに自動で共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、生成するテキストの内容やトーンを調整するため、プロンプトを任意でカスタムでき、Googleフォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント）のオペレーションでは、使用する任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、AIが生成したテキストやフォームの回答などを、雛形内の任意の箇所に変数として設定して差し込むことが可能です。
- Slackへのファイル送付オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるだけでなく、通知時のメッセージ本文も固定値を入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて修正します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はテスト用として、このようなGoogleフォームを事前に作成しています！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答してください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面で各項目を入力しましょう。
-
「トリガーの起動時間」を5分・10分・15分・30分・60分から選びます。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「フォームID」は、入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
先ほどテスト解凍した内容が反映されていたら、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ4：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→テキストを生成する
- 「アクション」→プルダウンから選択
「テキストを生成する」の設定方法
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定しましょう！
資料の構成についてのプロンプトも任意で設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ステップ5：書類を発行する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
必要箇所を入力し、画面を下にスクロールしましょう。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」：合っているか確認
次に、雛形書類を準備してください。
まだ雛形書類を作成していない方は、こちらを参考にぜひ作成してみてくださいね。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
Yoom画面に戻り、「ドキュメントのファイルID」を設定しましょう！
下記画像のように、候補から選択できます。
次に、発行書類の設定を行います。
-
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、先ほどと同様に候補から設定してください。
-
「出力ファイル名」は、直接入力するか、アウトプットを活用して設定してください。下図のようにアウトプットを活用すると、顧客名や会社名が記載されたファイル名を作成できます。
日付を入力したい場合は、入力欄をクリックして表示される「日付」の欄から選択できます。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、置換条件の設定画面に遷移したら、設定方法を確認してください。
「置換後の文字列」には、「取得した値」を引用して設定を行ってください。各項目に該当するものを選択していきましょう！
｛日付｝の項目は、ボックスをクリックして表示される「日付」の欄から選択可能です。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
すると、取得した値が表示されました！
問題なければ、「保存する」をクリックして次の設定に進んでください。
ステップ６：Slackへの通知設定
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックします。
次に進むと以下の画面が表示されます。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウントを確認します。アクションは変更せず、「次へ」のボタンをクリックしましょう！
続いて、API接続設定を行う画面が表示されます。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう！
次に、「メッセージ内容」を入力します。下図のように、アウトプットを引用することが可能です。
※メンション付きで通知したい場合はこちらを参考にしてください。
最後に「ファイルの添付方法」を選択します。
「取得した値を使用する」を選択することで、ステップ5で取得した値が反映されます！
「テスト」をクリックすると、実際にテスト送信が行われます。
Slackの画面に移り、内容を確認し問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
AIによる資料作成に関するその他の自動化例
今回ご紹介したフォーム情報を基にした資料作成以外でも、AIを使用して資料作成を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleフォームの回答をもとに、AIで記事コンテンツの草案を制作してSlackに通知する
試してみる
■概要
手作業で記事コンテンツを作成するのは時間がかかり、アイデア出しも大変な作業ではないでしょうか。また、作成した内容をチームに共有する際にも手間が発生することがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が自動で記事コンテンツの草案を生成し、Slackへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 収集した情報を元に手作業で記事作成を行っているコンテンツ担当者の方
- AIを活用して記事作成の初動を効率化し、発想の幅を広げたい方
- チーム内での記事コンテンツの確認や共有を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答から記事草案の生成、Slackへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容などを用いて記事草案を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたAIによる記事草案を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、記事草案を生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、定型文を組み込んだり、Googleフォームで取得した回答内容を変数としてプロンプト内に設定することも可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文も、固定のテキストだけでなく、AIが生成した草案やフォームの回答といった前段階の情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
Googleフォームの回答をもとに、AIコンサルで提案を生成しSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した顧客の声やアンケート回答をもとに、提案内容を考え、Slackでチームに共有する作業に手間を感じていませんか？
手作業での情報収集や提案作成は時間がかかり、対応の遅れや内容のばらつきも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIが自動でコンサルティング提案を生成しSlackへ通知するため、一連の業務を効率化し、迅速かつ質の高い対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでアンケートや問い合わせを管理し、提案作成までの時間を短縮したい方
- AIを活用して顧客への提案内容の検討を効率化し、その質を高めたいと考えている方
- Slackを利用して、生成された提案を迅速にチームへ共有し、連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答からSlackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や提案作成、共有にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、提案内容の検討漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローボットが起動します。
- 続いて、オペレーションとしてテキスト生成機能を選択し、「AIコンサルで助言を生成する」アクションを設定します。ここでGoogleフォームの回答内容をインプット情報として、AIによる提案や助言を生成させます。
- 最後に、オペレーションとしてSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、AIが生成した提案内容を指定したSlackチャンネルに自動で投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォームIDを任意で設定してください。これにより、意図したフォームの回答のみを処理の対象とすることができます。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成する助言の文字数に応じたアクションや、AIへの指示（プロンプト）、使用する言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。目的に応じて最適なアウトプットが得られるよう調整します。
- Slackでメッセージを送信するアクション設定では、通知先のチャンネルIDや、投稿するメッセージのフォーマット（例えば、Googleフォームの回答内容とAIの助言をどのように組み合わせるかなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Slackの投稿内容をもとに、AIでレポートを作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
Slackに投稿される様々な情報を、手作業でレポートにまとめ、Boxへ格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業による情報の転記ミスや、レポート作成の属人化も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackの投稿内容をAIが自動でレポート化し、Googleドキュメントで書類を発行後にBoxへ格納する一連の流れを自動化できるので、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの特定チャンネルの投稿内容を、定期的にレポートとしてまとめている方
- AIを活用して情報収集やレポート作成の効率化を図りたい方
- Boxを利用しており、作成したレポートのスムーズな格納と共有を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿からBoxへのレポート格納までを自動化することで、手作業による時間と手間を削減し、他のコア業務へ注力できます。
- 手作業による情報の転記漏れやレポート作成の際の記載ミスといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、レポートの品質を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。この際、レポート作成の対象としたいSlackのチャンネルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Slackの投稿内容を元にレポートを生成するよう指示します。
- 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを元に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントの書類を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、レポートの要約レベルやトーン＆マナーなどを調整するため、プロンプトに固定値を入力したり、Slackの投稿日時や投稿者といった前段で取得した値を変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、AIによる生成結果だけでなく、レポートのタイトルや日付といった固定情報を入力したり、Slackのチャンネル名など前段で取得した値を変数として埋め込むことで、より詳細なレポートを作成できます。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackでメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してGoogleドキュメントに自動で書類を作成する
試してみる
■概要
Slackに投稿される重要な情報を見逃したり、その情報を手作業で書類にまとめるのに手間を感じていませんか？特に、Slackでのコミュニケーションが活発なチームでは、必要な情報を探し出し、Googleドキュメントなどに転記する作業は時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが自動でデータを抽出し、Googleドキュメントに書類を自動作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの情報を手作業でGoogleドキュメントに転記し、書類作成している方
- AIを活用して、Slackからの情報収集や書類作成業務を効率化したいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿をトリガーに、AIによるデータ抽出とGoogleドキュメントへの書類作成が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや抽出漏れ、書類作成時の記載ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、監視したいチャンネルを設定します。
- オペレーションで、YoomのAI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackのメッセージ内容から必要な情報を抽出するよう指示します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダに新しいドキュメントを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータや固定のテキストをドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Slackのメッセージからどのような内容を抽出するかを具体的に設定することが可能です。例えば、特定のキーワードやパターンに合致する情報を抽出するように細かく指定できます。
- Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションでは、固定のテキストだけでなく、AIが抽出した動的なデータ（例えば、顧客名や案件名など）を組み合わせてドキュメントに追加するよう柔軟に設定できます。
■注意事項
- Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Tallyでフォームが送信されたら、AIでeラーニング計画表を作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
Tallyでアンケートや申し込みフォームを受け付けた後、個別に対応したeラーニングの計画を立て、関係者にSlackで共有する作業は、手間や時間がかかると感じていませんか。特に、手作業での計画作成や通知は、入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信をトリガーに、AIが自動でeラーニング計画表を作成しSlackへ通知するため、これらの課題を解消し、スムーズな情報共有と教育体制の構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報をもとに、個別のeラーニング計画を手作業で作成している教育担当者の方
- AIを活用して、教育コンテンツのパーソナライズや業務効率化を推進したいと考えている方
- Slackを利用して、eラーニングの進捗や計画を迅速に関係者へ共有したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyのフォーム送信からeラーニング計画表の作成、Slack通知までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を短縮することができます。
- AIが計画表を作成し、自動で通知を行うため、手作業による入力ミスや情報伝達の漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「Form Submission」アクションを設定し、特定のフォームが送信されたことを検知するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Tallyフォームの情報を基にeラーニング計画表を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたeラーニング計画表を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Tallyのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなる任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、eラーニング計画表を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。定型文のほか、Tallyフォームで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、AI機能で生成された計画表やTallyフォームの情報を変数として挿入するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Tally、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Googleフォームで収集した情報を基にAIが資料を自動作成し、Slackなどのツールへ共有する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた資料作成や情報共有の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、アンケート結果の分析や顧客からのフィードバック対応など、より付加価値の高い業務に集中できる時間が増え、業務全体の効率化が図れるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って設定するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしAIを活用した資料作成の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
