フォームの情報をもとに、AIで資料を作成してGmailで送信する

■概要

フォームに入力された情報をもとに、資料を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるのではないでしょうか？
特に、手作業での資料作成やメール送信は、時間がかかり、人的ミスのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報入力だけでAIによる資料作成とGmailからの自動送信が実現でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム情報を基にした資料作成とメール送信に手間を感じている業務担当者の方
• AIを活用して、定型的な資料作成業務の効率化を目指している方
• Gmailでの手動メール送信におけるミスや作業負荷を軽減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から資料作成、Gmailでのメール送信までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報入力ミスやメールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションでフォーム情報を基に資料内容を生成します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで生成されたテキストを元に資料を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成された資料を添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定では、資料作成の基となる情報を収集するフォームを任意で設定してください。
• テキスト生成機能の設定では、生成するテキストの文字数に応じたアクションの選択、AIへの指示（プロンプト）、出力言語を任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形となるGoogleドキュメント、発行後の書類名、そしてフォーム情報やAI生成テキストを差し込むための置換文字列を任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、メールの件名、本文を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765