Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する

■概要

Googleフォームで収集したアンケート結果やお問い合わせ内容をもとに、手作業で資料を作成し、Slackで共有する業務に手間を感じていませんか。また、情報の転記ミスや共有漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、AIが資料のテキストを生成し、Googleドキュメントで資料を作成、そしてSlackへ自動で共有するため、これらのプロセスを効率化し、業務の正確性向上にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで得た情報を活用し、報告書や議事録などの資料作成を効率化したい方
• AIを活用して定型的なドキュメント作成の初動を自動化し、作業時間を短縮したい方
• 作成した資料をSlackで迅速かつ正確に関係者へ共有する仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答から資料作成、Slackでの共有までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや資料の添付漏れ、共有先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の品質向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容を基に資料の本文や要約を生成するよう指示します。
4. さらに、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Googleドキュメントであらかじめ用意したテンプレートに、AIが生成したテキストやフォームの情報を差し込み、資料を作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントを指定したチャンネルやメンバーに自動で共有します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• AI機能のオペレーションでは、生成するテキストの内容やトーンを調整するため、プロンプトを任意でカスタムでき、Googleフォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
• 書類を発行する機能（Googleドキュメント）のオペレーションでは、使用する任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、AIが生成したテキストやフォームの回答などを、雛形内の任意の箇所に変数として設定して差し込むことが可能です。
• Slackへのファイル送付オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるだけでなく、通知時のメッセージ本文も固定値を入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765