Tallyの情報をもとに、AIで資料を作成してBoxに保存する

■概要

Tallyで収集したアンケート結果や問い合わせ情報を基に、手作業で資料を作成しBoxへ保存する業務は、時間と手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Tallyへのフォーム送信をきっかけに、AIが自動でテキストコンテンツを生成し、Googleドキュメント経由で書類を作成、最終的にBoxへ保存するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで収集した情報を基に、AIを活用して資料作成の効率化を図りたいと考えている方
• Googleドキュメントで作成した資料を、手作業でBoxにアップロードし管理している方
• 定型的な資料作成と保存業務に時間を取られ、他の重要業務に集中できていない方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへの情報送信からBoxへの資料保存までの一連のプロセスが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記漏れや、ファイル名の誤り、保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「Form Submission」（フォームが送信されたら）というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Tallyから受け取った情報を基にAIがテキストを作成するようにします。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元に指定の雛形から書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Googleドキュメントで作成されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• テキスト生成機能の設定では、生成するテキストの適切な文字数や、AIに指示するプロンプトの内容、そして出力したい言語を任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形となるGoogleドキュメントと、発行後の書類をYoom上で連携し、Tallyのフォーム情報やAIが生成したテキストで置き換える文字列を任意で設定してください。
• Boxでファイルをアップロードするアクションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるBox内のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Tally、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765