HubSpotから契約書を発行し、Boxに格納する
HubSpotから契約書を発行し、Boxに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Box
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで案件を管理しているものの、契約書の作成や管理は手作業で行っており、手間を感じていませんか？取引情報を手動で書類に転記し、Boxへ格納する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでの契約管理プロセスが効率化され、取引情報をもとに契約書を自動で発行し、Boxへスムーズに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用し、契約管理に関する一連の業務を効率化したい営業担当者の方
- 取引成立後の契約書作成からBoxへの格納までを手作業で行っている方
- 複数のツールをまたぐ手作業に起因する、入力ミスや対応漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報を基に契約書発行からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記がなくなるため、入力ミスや書類の格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Box、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページでフローボットを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションと「コンタクトの取得」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなるドキュメントのファイルID、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダID、そして出力ファイル名をそれぞれ任意で設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpot、Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
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